Módulo 1: Organización y administración de empresas
U.D. 1: Dirección y administración de empresas.
Sección: 3

1.04 LA DIRECCIÓN DE LAS EMPRESAS

Actualmente, la administración de las empresas se ve forzada a potenciar las cinco funciones expuestas anteriormente debido a una serie de causas, como pueden ser:

• las dimensiones adquiridas por los negocios hoy en día
• el mayor grado de especialización exigido
• la tecnología
• la distancia física y jerárquica entre dirigente y dirigido
• el grado de responsabilidad social otorgado a las empresas, etc.

Esto provoca que el dirigente moderno tenga como tareas principales:

• la dirección por objetivos
• tomar decisiones
• anticipar y prever las situaciones futuras a corto y a largo plazo
• crear y dirigir un equipo
• obtener los medios financieros para llevar a cabo los objetivos
• dotar de los adecuados canales de comunicación a su organización
• mantener y acrecentar la motivación de sus subordinados y colaboradores
• conocer el mercado en el que actúa, así como a sus competidores, averiguando los posibles proyectos de futuro que aquéllos puedan tener.

Concluyendo, el directivo de una empresa debe guiar y supervisar el trabajo de sus subordinados y colaboradores, esto supone situarlos, motivarlos y encauzar su esfuerzo a la obtención de los objetivos establecidos.

Los diversos niveles directivos forman una pirámide jerárquica dividida en tres partes: la alta dirección, la dirección intermedia y la dirección operativa.

La alta dirección de la empresa está formada por el consejo de administración y por los directores de las áreas de la empresa. Su misión es tomar las grandes decisiones que afectarán a su funcionamiento a largo plazo, así como cualquier otra decisión trascendental, como puede ser: la fabricación de nuevos productos, la abolición de algún producto, la compra de otras empresas, las decisiones sobre inversiones, etc. Además, supervisa de forma global el funcionamiento de la empresa.

La dirección intermedia está formada por los directores de fábrica y los jefes de divisiones. Su misión es llevar a término los planes diseñados por la alta dirección, encargándose cada uno de ellos de partes específicas de dichos planes. Además, supervisa a la dirección operativa.

La dirección operativa incluye a todos los responsables de asignar trabajadores a trabajos específicos, evaluando sus resultados diariamente. Entre éstos encontraríamos a los jefes de sección, jefes de grupo y jefes de obra. Se encarga de llevar a cabo los planes de la dirección intermedia, estando en contacto directo con los trabajadores.

1.05 LA ORGANIZACIÓN DE LAS EMPRESAS

Ya hemos comentado anteriormente que la organización de la empresa se encarga de definir cuáles son las tareas a realizar y de coordinar las funciones y responsabilidades para llevar a cabo dichas tareas de la forma más eficiente posible. Haciendo referencia a los niveles directivos y mandos en general, se deduce la importancia que tiene en una organización definir la autoridad y la responsabilidad de cada puesto. De este modo, cada persona sabrá exactamente el alcance de sus atribuciones y las limitaciones de dicho puesto.

Acabamos de mencionar dos palabras clave en la organización: la autoridad y la responsabilidad. La autoridad es el derecho o capacidad de mandar, de hacerse obedecer y de tomar decisiones que afecten a otros. Por otro lado, la responsabilidad es la obligación que tiene una persona de llevar a término las tareas que le han sido asignadas.

Es evidente que debe existir una cierta relación entre autoridad y responsabilidad, ya que no podremos exigir a nadie que se responsabilice de ciertas tareas si no le dotamos del suficiente grado de autoridad para poder hacer cumplir lo que esta persona mande.

El principal objetivo de la organización es la división del trabajo. A este proceso se le conoce con el nombre de departamentación y a las unidades que resultan se les denomina departamentos. Los principales tipos de departamentación que se aplican son:

A) Departamentación por funciones

Divide el trabajo por las distintas funciones que concurren en la actividad empresarial, como, por ejemplo: finanzas, marketing, producción, investigación y desarrollo, personal. Dentro de cada departamento puede haber otros departamentos. Así, por ejemplo, dentro del departamento de marketing estarán los de investigación de mercados, ventas, publicidad y promociones. Este tipo de departamentación proviene, en general, de la alta dirección de la empresa.

B) Departamentación por territorios

Es frecuente en empresas que actúan sobre diversos territorios heterogéneos, pues resulta más eficaz establecer una dirección comercial para cada zona tratada.

Para cada zona territorial habrá un responsable. Si dicha zona es muy amplia, el responsable puede tener a su vez otros subterritorios con el encargado de cada uno de ellos dependiendo de él.

C) Departamentación por productos

Se utiliza en empresas que poseen productos o gamas de productos diferenciados. En este caso se crean departamentos que se encargan de cada uno de ellos, apareciendo la figura del product manager como principal responsable del producto o gama. Así, por ejemplo, en una empresa que fabrica ropa para niños, para jóvenes y para caballeros, se creará un departamento para cada tipo de ropa.

D) Departamentación por procesos

Se da en el área de fabricación. Se podría constituir un departamento por cada proceso continuo de trabajo.

E) Departamentación por clientes

Corresponde al caso de empresas cuya clientela está claramente separada por sectores, de forma que para cada sector se instrumenta un departamento. Así, por ejemplo, supongamos una empresa de cosmética cuya clientela son farmacias, perfumerías y grandes almacenes. En este caso podría crearse un departamento específico para cada uno de estos sectores.

En la práctica, las grandes empresas utilizan una departamentación combinada. De esta forma la departamentación puede cambiar en función del nivel en el que nos encontramos. Por ejemplo, en la alta dirección se departamentaliza por funciones y a nivel medio por territorios, dentro de los cuales se departamentaliza por productos.

Para plasmar la estructura organizativa de una empresa se utiliza el organigrama, que no es más que un gráfico en el que se representan las unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas.

Ejemplo de organigrama

Existen diversos tipos de estructura organizativa. El organigrama que acabamos de exponer correspondería a una estructura lineal o jerárquica, basada en la autoridad directa del superior a los subordinados. Es clara y sencilla, por lo que, en consecuencia, difícilmente alguien podría saltarse la cadena de mando.

Otro modelo es la estructura en línea y staff, que combina la autoridad directa de la lineal con la autoridad de consulta y asesoramiento con los departamentos staff, que se representan mediante líneas horizontales en los organigramas, afectando al departamento en cuestión.