Módulo 1: Organización y administración de empresas
U.D. 1: Dirección y administración de empresas.

INTRODUCCIÓN

En este módulo se van a mostrar las distintas áreas de actuación de la empresa, exponiendo las principales características y funciones que se desempeñan en la misma. El objetivo es que el lector posea una visión global de lo que es una empresa y las funciones que ésta desempeña. En los módulos posteriores se completan los puntos que en este módulo se tratan, pues es precisa una mayor profundización para adquirir un conocimiento exhaustivo del funcionamiento de la empresa.

En esta unidad se van a tratar las pautas principales de la administración, dirección y organización de la empresa, así como el concepto de "empresa", de modo que el lector adquiera un conocimiento preciso de cada uno de estos conceptos para poder aplicarlos posteriormente.

Las cuatro áreas principales de toda empresa son: la comercial, la de producción, la de personal y la financiera. Cada una de ellas es de vital importancia, puesto que si alguna no funcionara provocaría serios problemas a la empresa.

Se podría pensar, a priori, que la principal área es la comercial porque en ella se engloban las ventas, que son el motor de cualquier negocio. Pero, si no existiera una producción acorde con las ventas realizadas (es decir, si vendemos a un cliente una serie de productos, pero el área de producción los fabrica con retraso o con una calidad pésima), está claro que perderemos al cliente, con lo que desaparecerán las ventas. Por otro lado, aunque dispongamos de un área de producción estupenda, con unos equipos técnicos formidables para tener la capacidad suficiente que exige nuestro nivel de ventas y con una calidad excepcional, si el personal plantea problemas en cuanto a realización de huelgas, etc. todo este equipo técnico no va a funcionar. Lo mismo ocurriría con el personal del área comercial, pues si los vendedores no cumplen, por ejemplo, con su nivel de visitas por desacuerdo con la empresa, es evidente que el nivel de ventas disminuirá.

Por último, pensemos en un equipo comercial y productivo excelente pero con un área financiera totalmente desorganizada. En este caso, la empresa fabricaría y vendería correctamente, pero existiría el riesgo de que no se efectuaran correctamente los cobros de clientes y, por lo tanto, no se atenderían los pagos a proveedores ni los salarios, etc., con las consecuencias que de ello se derivarían.

No existe un área principal por excelencia ni una más importante que otra, sino que el conjunto de ellas debe funcionar correctamente para que la empresa también lo haga.

El área comercial tiene por misión realizar los estudios de mercado para determinar los niveles de venta que se pueden obtener, además de dirigir y formar el equipo de ventas, la publicidad, las relaciones públicas y las promociones.

El área de producción se encarga de la fabricación de los productos. Para ello debe encargarse de los aprovisionamientos de materia prima necesarios para que la producción no se interrumpa y hacerlo de la forma más económica posible, es decir, que exista el stock óptimo que consiga minimizar los costes del aprovisionamiento. También debe definir el equipo técnico adecuado para poder satisfacer el volumen de producción requerido y con la calidad exigida.

El área de personal debe proveer las personas adecuadas para ocupar los puestos de trabajo de la empresa. Para ello, debe efectuar una selección entre los diversos candidatos y elegir al que considere más adecuado. También debe prever las futuras necesidades de personal en la empresa y, por ello, debe efectuar los cursos de formación necesarios para que el personal se acople correctamente a los puestos de trabajo a los que va a ser destinado.

El área financiera es la que administra los recursos financieros de la empresa: cobros de clientes, pagos a proveedores, obtención de pólizas de crédito, de líneas de descuento y, en general, necesidades de financiación que precise la empresa. Además, realiza las previsiones económico-financieras (balances, cuentas de resultados, presupuestos de tesorería, etc.) que la empresa tendrá a corto y a largo plazo. También se ocupa del análisis de las inversiones que la empresa deba efectuar y el control de costes, para conocer cuánto le cuesta a la empresa fabricar un producto y, de esta forma, poder fijar el precio de venta.