Módulo 1: Business Plan. Control Presupuestario.
U.D. 3: El proceso de planificación y la elaboración de presupuestos.
Sección: 2

3.2.3 Negociación

Una vez que se han realizado los presupuestos operativos por los responsables correspondientes, estos tendrán que argumentarlos y defenderlos ante la Dirección General para su posterior aprobación.

Para que el responsable de un presupuesto operativo se implique en su elaboración y en la consecución de los objetivos que el mismo ha fijado, es necesario que exista un cierto grado de autonomía en la fijación de esos objetivos. Lo más frecuente es que la Dirección General imponga unos objetivos básicos a cumplir, y cada responsable elabore sus presupuestos de acuerdo con sus criterios y medios de actuación, de este modo, se consigue una mayor responsabilidad y por tanto una mayor implicación.

En la fase de negociación, el Director General revisará los presupuestos elaborados por cada responsable. Lo habitual es que cada responsable presente su presupuesto operativo a la Dirección General, y en este momento deberá ser capaz de explicar, argumentar y defender los datos que ha presentado en su presupuesto, es por ello que cuanto más autonómia haya tenido para elaborar su presupuesto mayor responsabilidad sentirá a la hora de defenderlo.

Muy probablemente, se realizarán varias revisiones al presupuesto inicial, pero es importante llegar a un acuerdo, de forma que los objetivos finales sean alcanzables para el responsable del mismo, teniendo en cuenta los datos históricos y justificando adecuadamente las revisiones.

3.2.4 Consolidación y obtención de presupuestos

A partir de los diferentes presupuestos operativos revisados por la negociación previa entre el Director General y los Directores o responsables, el “controller” recopila toda la información para su consolidación y obtención del Presupuesto Global de la empresa. Generalmente el departamento de Finanzas es el que confeccionará con los datos que previamente le han sido facilitados, la Cuenta de Resultados Previsional, el Presupuesto de Inversiones, el Presupuesto de Tesorería y el Balance previsional.

3.2.5 Aprobación del Presupuesto Consolidado

Una vez se ha obtenido el Presupuesto Global de la Empresa que se ha negociado previamente entre la Dirección General y las Direcciones o Responsables correspondientes, se acordará por el Consejo de Dirección, compuesto por el Director General y Directores de área, la aprobación del mismo.

Llegado a este punto, pueden darse dos situaciones :

En el caso de una empresa multinacional, lo habitual es que los Directores de área presenten a la Dirección o Consejo de Dirección de la casa matriz, el Presupuesto Global, y sea defendido y argumentado, en cada una sus partes por cada uno de los responsables (Directores) ante el resto de Directores. Una vez aprobado por la casa matriz, el Presupuesto Global y todos sus detalles, serán enviados por el “controller” o coordinador de presupuestos a las diferentes áreas e incorporados al sistema informático de la Compañía, para poder realizar el seguimiento de las desviaciones con respecto a los datos reales. Es muy importante que el Presupuesto, sea enviado a los responsables, y este incorporado en el sistema informático de la Compañía antes de la finalización del año en curso, de forma que dispongan de el con la suficiente antelación para poder analizar las desviaciones y en consecuencia tomar las decisiones más adecuadas.

En el caso de una empresa individual, el proceso obviaría la primera parte de la empresa multinacional, y seguiría en la fase siguiente : el “controller” enviará el documento aprobado a los responsables asegurándose que la información presupuestaría en todos sus detalles, se incorpora en el sistema informático de la empresa antes de finalizar el año en curso, para poder realizar un buen seguimiento y control.

3.2.6 Seguimiento y control

Una vez aprobado el Presupuesto, como ya hemos comentado en la etapa anterior, es necesario que se incorporen todos los detalles del mismo en el sistema informático de la empresa ANTES DE FINALIZAR EL AÑO EN CURSO. De éste modo, el primer dia de comienzo del ejercicio presupuestado, la Dirección y los diferentes responsables desde los responsables de secciones, departamentos hasta los de área o la Dirección General, tendrán a su disposición toda la información real contrastada con la presupuestaria, para poder analizar las desviaciones que se produzcan y tomar las decisiones más adecuadas lo más rápido posible.

En este fase, el “ controller” se encargará de recopilar toda la información, crear un dossier y analizar las desviaciones desde el punto de vista monetario realizando los analisis y comentarios que expliquen las mismas, para presentarlo a la Dirección General y posteriormente a la Dirección de la Casa matriz, en el caso de una multiempresa.

3.2.7 Revisión y actualización.

La empresa se encuentra en un entorno económico, financiero, social, político y de mercados cambiante, lo cual puede producir que las premisas con las que se construyeron un determinado presupuesto sean diferentes, y por lo tanto los objetivos marcados difíciles de cumplir. Es en este punto, cuando la empresa debe plantearse la revisión del presupuesto inicial, pero debe valorar si las modificaciones pueden ser los suficientemente significativas como para iniciar un proceso de revisión del presupuesto inicial, ya que, esta revisión puede ser costosa en todos los sentidos.

Los grupos multinacionales, suelen tener este proceso establecido como estándar y suelen aprovechar el proceso de elaboración del presupuesto del ejercicio siguiente, que suelen iniciar a mitad de año, para realizar la revisión del presupuesto actual, obteniendo como resultado las previsiones de final de año o “forecast”, que a su vez utilizarán para calcular el presupuesto futuro.

El Presupuesto de Tesorería, lógicamente, queda al margen de esta reflexión, ya que deberán confeccionarse diariamente, semanalmente o mensualmente, dependiendo del tipo de empresa, pero desde luego, por concepto, debe ser mucho más dinámico que el Presupuesto Global de la Compañía.