Módulo 1: Business Plan. Control Presupuestario.
U.D. 3: El proceso de planificación y la elaboración de presupuestos.
Sección: 1

3.01 El “ Controller” como coordinador en la elaboración del presupuesto.

En el proceso de elaboración del presupuesto es fundamental que la Dirección de la empresa inicie el proceso, ya que tiene la visión global y de estrategia de la empresa, conjuntamente con el hecho de que si se involucra en el proceso hace que el mismo incremente la legitimidad del mismo y el interés provocando que el resto de los responsables se impliquen de igual modo en su confección.

Teniendo en cuenta que son los Directores de área, los que tienen un conocimiento más específico de su área y centros de responsabilidad, se hace necesario que el proceso de elaboración del presupuesto se inicie conjuntamente.

Llegado a este punto es útil la aparición de un responsable de coordinar la elaboración del presupuesto, este papel generalmente lo asume el “controller” de la empresa, es decir un técnico asesor que depende de Dirección General, que no teniendo responsabilidad directa en las diferentes áreas tiene la suficiente autoridad para hacer cumplir plazos y directrices a los diferentes responsables de área, al mismo tiempo que no puede estar influido por ningun área en concreto. Además, el “controller” será el que posteriormente realizará el seguimiento y estudio de las desviaciones de la realidad con respecto al presupuesto.

El responsable de coordinar la elaboración y posterior seguimiento del presupuesto, debe conocer la empresa de forma global , la estrategia y los objetivos de la misma, así como el proceso técnico y directrices básicas de la elaboración del presupuesto y el sistema de información de la empresa.

El responsable de coordinar el presupuesto, tiene entre sus funciones :

• Hacer de intermediario entre la Dirección General y los diferentes Directores o responsables de área, programando y moderando reuniones.
• Asesorar a los diferentes directores funcionales de los aspectos técnicos y directrices en la elaboración del presupuesto específico de cada área, aclarando dudas y revisando el proceso.
• Debe comprobar que los objetivos estratégicos se cumplen en el presupuesto.
• Debe diseñar todo el proceso necesario para la elaboración del presupuesto :

o Establecer un calendario para la realización.

o Diseñar los modelos de informes para cumplimentar los datos.

o Conocer y asegurarse de que se utilizan los medios informáticos suficientes para recopilar la información.

o Ser capaz de convocar reuniones de inicio, seguimiento y control del proceso.

o Realizar informes de control del proceso de elaboración del presupuesto y cumplimiento de las fechas.

o Consolidar los presupuestos operativos de todas las áreas de la empresa, para obtener el Presupuesto, analizando la coherencia de los datos.

o Realizar análisis de desviaciones de los datos presupuestados para cada área, y su posterior control en caso de variaciones.

3.2 Etapas en la elaboración del presupuesto.

Antes de iniciarse el proceso debe existir un plan estratégico previo que debe tomarse como premisa en la elaboración del presupuesto a corto plazo. Es decir, los diferentes presupuestos que la empresa vaya elaborando deben confluir en el objetivo global determinado por el Bussines Plan o Plan estratégico de la organización a largo plazo.

Cada proceso de elaboración de presupuestos es muy subjetivo, y se verá influenciado dependiendo de las características de cada organización.

3.2.1 Iniciación del Proceso de elaboración del presupuesto.

La Dirección deberá comunicar, una serie de puntos a los responsables de las diferentes áreas de la empresa, y al coordinador del presupuesto. Por ello, un método eficaz puede ser convocar una primera reunión en la que participen todos los implicados ( Dirección General, Directores área y Coordinador Presupuesto) que marcará el inicio del proceso.

Puntos a exponer por la Dirección General :

1) Los objetivos de la empresa a corto plazo, basados como hemos mencionado anteriormente en los objetivos estratégicos, a los responsables funcionales, es decir a los directores de área.

2) Las directrices para la elaboración del presupuesto.

3) Incidir en el rigor que se precisa en su elaboración, para que realmente, el presupuesto llegue a ser un instrumento útil para la empresa. Recordar a los implicados en el proceso de confección la responsabilidad que supone.

4) Breve comentario sobre la situación interna de la empresa, así como del entorno : mercado, sector, políticas según país….

5) Presentar al coordinador del presupuesto y darle toda la confianza, autoridad y apoyo para llevarlo a cabo.

6) Presentación y entrega del dossier del proceso de construcción del presupuesto.

De lo anterior podemos resaltar como puntos importantes en la fase inicial :

• Confección del dossier de elaboración del presupuesto. Para que dicho dossier sea una herramienta útil y eficaz deberá contener básicamente la siguiente información:

Calendario o planning del proceso presupuestario.

- Variables económicas, normativas legales, IPC… a tener en cuenta.

- Entorno económico y social.

- Datos históricos y previsiones final de año.

- Informes detallados y específicos para cada área, a cumplimentar con los datos a presupuestar.

• Confección de un calendario que sea asumible, de acuerdo a la estructura de la organización, sistemas informáticos que se utilicen, formación de los responsables. En el deberán definirse básicamente: los responsables, tareas a realizar y fecha límite de entrega. El calendario deberá establecer unas fechas de inicio con la suficiente antelación para poder disponer del presupuesto aprobado antes de que empiece el año al que hace referencia.

•Diseño de la estructura del documento que recoge la información de:

Los presupuestos de las diferentes áreas: Producción, Ventas, Administración, Compras, Personal….

Los presupuestos de Inversiones.

Los presupuestos de Tesorería.

Balance y Cuenta de Resultados.

3.2.2. Elaboración de los presupuestos operativos o por centros de responsabilidad.

Los presupuestos operativos o por centros de responsabilidad son los que realiza el director o responsable de cada área. Es decir, cada responsable calcula los datos económicos de su área en los que puede influir mediante sus propios medios a través de su actuación o decisiones. En ocasiones, la empresa está tan dividida en departamentos o secciones, que el responsable de área hace partícipe a todos aquellos responsables de centro o sección que tiene bajo su organigrama, de este modo consigue una mayor implicación en la elaboración de sus propios presupuestos que posteriormente se traduce en una mayor implicación en la consecución de los objetivos o resultados.

Pongamos como ejemplo el caso del responsable de la sección de Formación en el área de Recursos Humanos, el responsable debe conocer el número de personas en la empresa, y si se prevé por ejemplo cambiar el programa informático de contabilidad, lo cual provocará un gasto de cursos de formación en el nuevo programa que el responsable deberá planificar, según el número de personas en la empresa que necesiten utilizar el programa y buscar la opción de escuela o profesor más adecuado, o por ejemplo, en el caso de que la Dirección considere necesario organizar un programa de formación para mandos intermedios de inteligencia emocional, motivación, liderazgo y trabajo en equipo, tendrá que ver cuál es la escuela más adecuada, cuantas personas lo necesitarán, si se realizará en las instalaciones o fuera o en 3 días intensivos en un “stage”, deberá ver lo que mejor se adapte a la empresa tanto desde el punto de vista del personal, como de instalaciones, de filosofía de escuela y presupuesto. Otro caso en formación, podría ser el de la formación continuada del idioma oficial de la organización, ver que personas lo necesitan, si las personas que lo están realizando actualmente realmente lo están aprovechando, o es mejor dar de baja a alguien, o ver las incorporaciones que serían positivas para la empresa. Todos estos análisis, en una empresa multinacional, por ejemplo, es más recomendable que lo realice el responsable de la sección, y desde luego supervisado y aprobado por el director del área de Recursos Humanos. De este modo se consigue que el responsable de la sección de Formación tome más directamente la responsabilidad de conseguir los objetivos o resultados propuestos con los medios que el mismo habrá propuesto. La suma de los presupuestos por centros de responsabilidad es lo que nos llevará al Presupuesto y Estados Financieros previsionales de la Compañía.

Aunque los presupuestos de todas las áreas son importantes, es el de ventas el que va a marcar los datos del resto de presupuestos, ya que es el que determinará el de producción (determinar la producción necesaria para las ventas presupuestadas), compras y existencias y los costes por departamentos. Y a su vez, todos ellos definirán las necesidades de inmovilizado material que se plasmaran en los presupuestos de Inversiones y de financiación que se plasmaran en los presupuestos de Tesoreria.