Módulo 2: La gestión del impagado.
U.D. 7: Tratamiento interno de los impagados.
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RESUMEN

Conocido que sea un impagado debemos reaccionar inmediatamente ya que de esta forma podremos evitar que se materialice. La acción inmediata debe consistir en la gestión telefónica o bien en retener entregas de producto que estaban a punto de ser servidas al cliente en cuestión.

Comprobaremos que nos va a resultar de gran utilidad disponer de una relación de las incidencias diarias, con la totalidad de los datos de cada una de ellas (datos como número de cuenta, nombre del cliente, ciudad del cliente, número del efecto, fecha de primera expedición del efecto...). Esta relación se podrá efectuar en un simple libro registro con suficientes columnas o bien en listado de ordenador.

Las reuniones que se llevan a cabo en las empresas entre los responsables de distintas áreas para tratar el tema de impagados deben estar programados en fechas adecuadas para que no alteren el ritmo de trabajo y si es posible debe entregarse a cada uno de los asistentes un breve informe de los asuntos tratados y los puntos acordados en la reunión anterior.

Todo efecto devuelto debe contabilizarse y aunque existen dos formas de efectuar este asiento, la forma más correcta y razonable es la siguiente: el efecto devuelto dará lugar, en nuestra contabilidad, a un apunte en el debe de la cuenta del cliente por el importe del nominal del efecto, a otro apunte en el debe de la cuenta de Gastos por impagados (6261) por el importe de los gastos de devolución, y a una contrapartida en el haber de la cuenta del banco por el importe que éste nos carga, que es el nominal más los gastos de devolución.

Para contabilizar los saldos pendientes de cobro, y que son de resultado incierto, disponemos de dos formas alternativas de hacerlo, las dos según el Plan General Contable. Cada empresa debe elegir, a su criterio, la que le resulte más conveniente.

Hay que tener en cuenta que la dotación de insolvencias debe hacerse siguiendo unos determinados criterios, que son los admitidos desde un punto de vista fiscal.

En empresas con un elevado número de incidencias, que se corresponde generalmente con una gran cantidad de clientes y con una considerable dispersión geográfica, es conveniente aplicar un método muy fácil de utilizar a partir de una base de datos y que consiste en solicitar la información clasificada por grupo de clientes y por zona geográfica; de tal forma que a cada uno de los gestores de crédito se le encarguen las incidencias de una zona y de un tipo (los tipos pueden ser grandes cuentas o clientes ordinarios).

Si decidimos contratar un seguro de crédito es muy importante atender a los redactados que nos proponen las compañías de seguros y si los mismos son de difícil comprensión será casi obligatoria la consulta a un abogado experto en el tema. En algunas ocasiones, como la que se produce cuando entramos en un mercado nuevo para la empresa, la utilización del seguro de crédito puede resultar muy conveniente.

El devengo de las primas de seguro de crédito debemos hacerlo con cargo a una cuenta del grupo (625) Primas de Seguro y el devengo de las indemnizaciones debemos hacerlo con abono a una cuenta del grupo 778 Ingresos extraordinarios.

El factoring y el forfaiting, que son dos sistemas de cobro y financiación, tienen un carácter de seguro de riesgo al 100%, y de descuento del efecto asegurado. Resultan muy interesantes para grandes operaciones ya que eliminan el factor riesgo. También pueden ser interesantes en mercados nuevos y en el de la exportación ya que los clientes son bastante desconocidos.