¿Qué obligaciones mercantiles debe cumplir una sociedad?

1- Convocatoria de la Junta de Socios

Los administradores de la Sociedad deberán convocar junta general siempre que lo estimen conveniente para los intereses sociales, y en todo caso, dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para censurar la gestión social y aprobar las cuentas del ejercicio anterior. Además, también estarán obligados a convocarlas en la fechas o plazos que prescriban los estatutos sociales. No obstante, no será necesaria la previa convocatoria si la junta se reúne con carácter universal, es decir, cuando asistan todos los socios y éstos acuerden la celebración de la misma.

2- Cargos societarios vigentes

Para aquellos supuestos en los que el cargo del órgano de administración no pueda ser indefinido (supuesto de las sociedades anónimas) o bien se haya previsto un plazo determinado para su ejercicio cuando podía ser indefinido (sociedades limitadas), se deberá estar pendiente de que estén vigentes en todo momento.

3- Formulación, aprobación  y depósito de las Cuentas Anuales

El órgano de administración deberá formular las cuentas anuales dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social, deberán ser aprobadas por la junta general dentro de los seis meses siguientes al cierre del mismo y deberán ser depositadas dentro del mes siguiente al de su aprobación por parte de la junta.

4- Nombramiento de Auditores, si procede

Cuando concurran en la sociedad al cierre del ejercicio los supuestos previstos para someter sus cuentas obligatoriamente a auditoría, la sociedad deberá nombrar auditor antes de que finalice el segundo ejercicio en el que se incida en las circunstancias que originan esta situación.

5- Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal

La sociedad deberá declarar los ficheros que contengan datos personales antes de su creación a la Agencia de Protección de Datos así como las medidas adoptadas en función del nivel de seguridad de la información tratada.

6- Tener al día el Libro de Actas

Los acuerdos sociales que adopte la junta general de socios en el transcurso del año deben quedar reflejados en el Libro de Actas. Deberá  quedar reflejado los datos de la convocatoria, constitución del órgano colegiado, resumen de los temas debatidos, se hará constar las intervenciones que se hayan solicitado constancia, acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones.

7- Llevanza del Libro Registro de Acciones Nominativas y el Libro Registro de Socios

Las Sociedades de Responsabilidad Limitada están obligadas a llevar el Libro Registro de Socios y las Sociedades Anónimas el Libro Registro de Acciones Nominativas donde se hará constar la titularidad  de las participaciones de la sociedad, identidad del titular y domicilio.
Para el supuesto que se produzca un cambio en la titularidad de las acciones o en las participaciones de la sociedad, está deberá quedar reflejada en el libro correspondiente.