Presentacion de cuentas anuales
1-
Plazos legalmente establecidos
En fechas próximas se procederá a la presentación de
las Cuentas Anuales de las sociedades, es de advertir que se somenten a este
presentación todas aquellas sociedades mercantiles, esto es las recogidas
en el Código de Comercio. Entre las mismas destacaremos principalmente
las Sociedades Anónimas y las Sociedades Limitadas. Los plazos legalmente
establecidos en orden a realizar la presentación son los que a continuación
se detallan;
- La APROBACIÓN de las Cuentas Anuales es una facultad exclusiva
de la Junta General de Socios, indelegable a cualquier otro órgano
de la sociedad, y se ha de realizar dentro de los 6 meses siguientes a la
fecha de cierre del ejercicio social. No obstante se puede realizar antes
siempre y cuando se respeten los plazos establecidos en determinados
casos.
- Aprobadas las Cuentas Anuales de la Sociedad, deberán presentarse
las mismas en el Registro Mercantil
de la Provincia correspondiente al domicilio social de la Compañía.
2- Información que integra las cuentas anuales
Como gráficamente define el Código de Comercio en su artículo
34.1 las cuentas anuales hacen referencia a un conjunto de documentos que
reflejan distintos aspectos de la situación de una sociedad que, sin
embargo, constituyen un todo unitario. Los elementos que las integran son:
a) EL
BALANCE:
Conviene hacer mención especial para el BALANCE ABREVIADO. Las sociedades
pueden formular Balance Abreviado, aunque no es obligatorio, si durante dos
ejercicios consecutivos en la fecha de cierre cumple
dos de los siguientes tres requisito:
b) CUENTA DE PÉRDIDAS
Y GANANCIAS:
A semejanza del Balance Abreviado, también cabe la presentación
de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de forma abreviada, para lo cual
se han de dar dos de los siguientes tres
requisitos:
c) MEMORIA
ANUAL:
Como indicamos anteriormente, también cabe la presentación
de Memoria abreviada para aquellas sociedades que pueden presentar Balance
Abreviado.
3.-Responsabilidad de los administradores
Es una obligación de los administradores el Convocar a la Junta Universal
para que se proceda a la aprobación de las cuentas por cuanto, obviar
este trámite genera la responsabilidad de los administradores a tenor
de lo establecido en el artículo
133 de la Ley de Sociedades Anónimas.
A partir de la Convocatoria de la Junta, a menos que se trate de una Junta
Universal , previamente el órgano
de administración debe poner a disposición de los accionistas
o socios los documentos que han de someterse a aprobación por parte
de la Junta, es decir, las cuantas anuales y el informe de gestión,
que han de estar disponibles en el domicilio social de la Compañía.
Para el caso de que no sean aprobadas las cuentas anuales deben devolvérselas
al órgano de administración para que formule nuevas cuentas
corregidas. Asimismo los administradores una vez aprobadas las cuantas anuales
deben depositarlas en el plazo de un mes desde la aprobación.
Las consecuencias de la falta de depósito de las cuentas anuales son
realmente severas, ya que como primera sanción se produce el "cierre
registral" con lo cual la sociedad no
va a poder inscribir actos posteriores. Otra sanción establecida
es la administrativa que puede ir de 1.202,02 euros a los 60.101,21 euros,
aunque actualmente el Registro Mercantil no se ha mostrado muy severo en esta
materia y en multitud de ocasiones no impone sanción alguna; Por otro
lado señalar que la sanción se dirige contra la Sociedad y no
contra los administradores pese a que la obligación de presentar las
cuentas sea de estos.
4- Publicidad de las cuentas anuales
El Registro Mercantil en el que se han de depositar las Cuentas Anuales es
como anteriormente dijimos el de la Provincia en que tenga el Domicilio Social
la Compañía. Para la presentación debe acompañarse
la documentación que
a continuación se detalla;
Además de la presentación en soporte de papel, a partir del
1 de Enero de 2000 cabe la presentación de las cuentas en soporte informático,
de conformidad con lo establecido en la Instrucción de la DGRN 26 de
Mayo de 1999. La presentación también cabe a través de
Correo o servicio análogo, esto es servicio de mensajería, o
bien a través de la presentación en un Registro de la Propiedad
u otro Registro Mercantil distinto al del domicilio Social, con expresa mención
de que se remita por Fax al organismo administrativo competente por razón
del territorio.
Tras la recepción de la documentación el Registro Mercantil
competente de oficio practicará el Asiento de Presentación,
identificando al solicitante, al presentante y relacionando los documentos
presentados. Y este asiento a diferencia de los ordinarios tiene una validez
de 5 meses, cuando el resto lo tiene de dos meses.
El Registrador deberá calificar los documentos presentados en el plazo
de 15 días hábiles, sin embargo, por razones de volumen determinados
Registros realizan la calificación en un tiempo superior. No es competencia
del Registrador el examen de fondo de la Documentación presentada,
sino que realizará una verificación
formal:
De todas formas, para el caso de que el Registrador encontrase algún
defecto en las cuentas, lo pondrá de manifiesto dando plazo para realizar
las modificaciones oportunas a tenor de los defectos hallados tras la presentación.