Obligación de conservación de facturas

1. Introducción

La obligación de conservación de facturas se encuentra prevista tanto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria como en el Código de Comercio. Aunque no existe un criterio determinado para el archivo de facturas, se exige que la documentación se conserve de manera ordenada, vinculándose tal orden con el de las fechas de dichas facturas.

2. Ámbito tributario

El artículo 29 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria hace referencia a las obligaciones tributarias formales que deben cumplir los obligados tributarios, deudores o no del tributo. Además de las restantes obligaciones que pudieran establecerse legalmente, los obligados tributarios deberán cumplir con la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.

3. Ámbito mercantil

En el ámbito mercantil se aplican los siguientes criterios respecto a la documentación contable:

- Se exige que el libro Diario registre día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, admitiéndose la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate (art. 28.2 Código Comercio).

- Todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables (art. 29.1 Código Comercio).

- Los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales (art. 30.1 Código Comercio).

En el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación, se exige que los documentos se conserven con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados, de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada (Art. 19.2 y 20.1 del Reglamento de Facturación)

4. Conclusiones

Tanto en la normativa tributaria como en la normativa mercantil no existe un criterio determinado para el archivo de las facturas, No obstante, podemos entender que la documentación ha de conservarse de manera ordenada, de forma que coincida con las fechas. En cualquier caso, habrá de garantizarse que la Administración tributaria pueda acceder a las facturas sin ningún tipo de demora.