Los Gastos de Representación

1- Concepto de gastos de representación

El ejercicio de una actividad profesional o empresarial conlleva realizar multitud de tareas no relacionadas directamente con la propia actividad, dirigidas a promocionar, consolidar y mejorar determinadas estructuras del negocio. Entre ellas destaca la cartera de clientes, imprescindible para la supervivencia de la actividad. En su razón no deben escatimarse recursos para ganarse la confianza del cliente, siendo preferible mantener los existentes a captar de nuevos.

Así pues, todas las acciones llevadas a cabo por un empresario o trabajador (normalmente el Director de Recursos humanos o Relaciones públicas) cuyo destino sea exclusivamente la obtención, conservación o mejora de la confianza del cliente respecto de la sociedad,  deben correr a cuenta de la sociedad mediante la correspondiente de facturación de gastos a la misma. En la práctica, suele destinarse una tarjeta de empresa para sufragar tales gastos, aunque también puede ser el trabajador quien pague inicialmente el importe. En tal caso, se facturará en concepto de suplido.

Los gastos más habituales suelen ser los de hostelería, desplazamiento, dietas, regalos y demás obsequios. Sin embargo, no hay una enumeración tasada de los mismo, siendo necesario acudir a la finalidad del gasto para poder imputarlos en concepto de representación. Para ello, es necesario que se enmarquen en el desarrollo de una actividad económica y, más concretamente, a la obtención de beneficios futuros.

2-La finalidad o naturaleza del gasto tiene una importancia capital

De hecho, en caso de inspección debería justificarse mediante cualquier medio de prueba admitido en Derecho que tales cantidades sirvieron de medio necesario para la obtención de un beneficio futuro. En su defecto, Hacienda podría considerar que se trata de liberalidades, eso es, de gastos no necesarios para la obtención de ingresos (p.e. ir a comer con la familia y simular que se trataba de una comida comercial). Ello no obsta que todo gasto de representación deba tener su contrapartida como ingreso seguro; es decir, en ocasiones no siempre suele conseguirse el objetivo pretendido (obtener beneficios) por causas imputables al propio cliente. En cualquier caso, la sociedad podría deducirse en el Impuesto sobre Sociedades las cantidades satisfechas por tal concepto al tener la consideración de “gastos de actividad”.

3-Conclusión

En definitiva, podemos concluir que los gastos de representación deben responder a una finalidad específica, siendo habitual su imputación como gastos de actividad. A pesar de ello, se trata de un concepto jurídico indeterminado en el cual pueden filtrarse cantidades ajenas a su naturaleza, constitutivas de liberalidades o fugas de capital.