La obligación de conservar la documentación fiscal

1- Introducción

De acuerdo con lo previsto en el apartado segundo del artículo 29 de la Ley General Tributaria 58/2003 (en adelante, LGT), los obligados tributarios restan a su vez sometidos a una serie de obligaciones formales frente la Agencia Tributaria. Entre ellas, destaca la obligación de conservar documentación con trascendencia tributaria a efectos de un eventual requerimiento de información por parte de la administración tributaria. Se trata de dos obligaciones íntimamente relacionadas al constituir la primera (conservación) un presupuesto básico para el cumplimiento de la segunda (suministro).

Cabe recordar que las obligaciones frente a Hacienda no terminan con la simple presentación de las correspondientes declaraciones y autoliquidaciones, siendo por tanto aconsejable guardar todo aquello que pueda fundamentar nuestras consignas.

Ahora bien, ¿Qué clase de documentos deben conservarse a tales efectos? ¿Hasta cuándo deben guardarse?

2- Principales obligaciones

Los obligados tributarios, según sean éstos personas físicas o jurídicas, deberán conservar los siguientes documentos:

Personas jurídicas/ Empresarios individuales

• Los libros de contabilidad, registros, programas, ficheros, archivos informáticos y sistemas de codificación que sirvan de utilidad para la legibilidad, comprensión y acceso a datos comprendidos en soportes de carácter informático.
• Las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
• Documentos e informaciones que el obligado tributario deba conservar en relación a terceras personas (p.e. nóminas trabajadores).

Personas físicas

• Los certificados de retenciones, las nóminas, los extractos bancarios y todo tipo de documentos que acrediten la compra o venta de un bien patrimonial.
• Resto de documentos que sirvan de especial relevancia para la aplicación de deducciones y reducciones declaradas (p.e. un certificado de la partida de nacimiento para la deducción en renta de 2.500 euros anuales o la sentencia en virtud de la cual puede el contribuyente deducirse las cantidades abonadas al cónyuge en clave compensatoria).

Los referidos documentos deben ser objeto de guarda y custodia por parte del contribuyente (ya sea éste persona física o jurídica) durante los 4 años siguientes al periodo impositivo en el cual pueden ser exigidos. En su virtud, Hacienda puede iniciar un procedimiento de inspección con posterioridad respecto de periodos impositivos anteriores. “Sensu contrario”, pasados los 4 años prescribe el derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria o solicitar su devolución, en su caso.

3- Conclusiones

Es aconsejable guardar durante 4 o 5 años todos los documentos necesarios para fundamentar los datos consignados en las declaraciones tributarias precedentes, ante un eventual requerimiento o inspección por parte de la Agencia Tributaria. Olvidar donde se ha guardado un documento, perderlo o, sencillamente, no haberlo obtenido en su momento, puede salir bastante caro.