La factura electrónica.

1. Introducción

La factura es un documento de prueba, imprescindible en la vida económica, no sólo como justificante de la existencia de una operación del tráfico mercantil, sino por razones fiscales; no todo documento vale como "factura", sino que el Ordenamiento, especialmente el Tributario, exige el cumplimiento de ciertas características y que la factura incluya determinados datos o elementos identificativos.

El Ordenamiento Tributario ha desarrollado una normativa sobre facturas muy detallada y compleja, obligando, además, a que el proceso de emisión, recepción, conservación, copia y contenido de las facturas no sea libre, a voluntad de los empresarios y con libre acuerdo entre las partes, sino que se encuentre sometido a una regulación estricta.

Las nuevas tecnologías (como en todas las actividades económicas y sociales) han incidido fuertemente en la facturación, porque si, tradicionalmente, nuestra idea de la factura llevaba a identificarla como un documento escrito, hoy la realidad es otra: la factura no es un documento emitido y conservado en papel, sino un medio de prueba tributario, cuyos contenidos y formas de emisión, conservación y recepción pueden hacerse telemáticamente, siempre que cumplan los requisitos legalmente establecidos.

La emisión de facturas por medios electrónicos y telemáticos puede defenderse por los menores costes que supone para el empresario, pero no debe ser ésta la única causa por la que se adopta la facturación telemática, sino como instrumento de dinamismo empresarial, de mejora de la gestión, dar imagen de modernidad y mejorar el servicio.

2. Remisión por medios electrónicos

Se entenderá por remisión por medios electrónicos la transmisión o puesta a disposición del destinatario por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando el teléfono, los medios ópticos u otros medios magnéticos.

Para la remisión por medios electrónicos se exige:

Que el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa.

Que los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.

La garantía de la autenticidad del origen y de la integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos que se hayan remitido por medios electrónicos se acreditará por alguna de las siguientes formas:

Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo. (art.2.2)

Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión. (art.2)

Mediante los elementos propuestos a tal fin por los interesados, una vez que sean autorizados por la AEAT AGENCIA TRIBUTARIA. A tal efecto, deberán solicitar autorización a la AEAT, indicando los elementos que permitan garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos remitidos.

3. Autorización

Las autorizaciones de los sistemas de facturación electrónica y de su uso se entenderán automáticamente concedidas si se utilizan los sistemas de firma electrónica avanzada admitidos por la AEAT, siempre que los contribuyentes que deseen acogerse a este sistema:

Sean titulares de un certificado electrónico de identificación en vigor.

Dispongan de los mecanismos de producción y de verificación de firma de entre los admitidos por la Administración Tributaria.

Los empresarios y profesionales que deseen utilizar cualquier otro sistema de facturación telemática deberán solicitarlo al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de transmisión utilizado cumple las condiciones exigidas. La AEAT debe pronunciarse en el plazo de 6 meses en relación con dicha solicitud..
Una vez autorizado el sistema propuesto, los usuarios deberán presentar una solicitud de uso del mismo, con una anticipación mínima de 30 días a su puesta en servicio.

Ambas resoluciones serán recurribles en vía económico- administrativa, previo en su caso, recurso potestativo de reposición.

4.Conservación de las facturas

Las facturas electrónicas emitidas y recibidas, deberán conservarse durante el período de prescripción, en los términos establecidos en el RD 2402/1995, de tal forma que quede asegurada:

La legibilidad en el formato original en el que se hayan transmitido junto con los datos asociados y mecanismos de verificación de firma.

La autenticidad de su origen.

La integridad de su contenido.

Excepcionalmente, las facturas electrónicas recibidas con firma electrónica avanzada podrán conservarse impresas en papel, a condición de que conste en ellas una marca gráfica de autenticación, para los empresarios o profesionales de reducida dimensión y, en su caso, consumidores finales que expresamente se determine.

Las facturas electrónicas deberán ser gestionadas y conservadas por los medios electrónicos que garanticen su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión, así como su puesta a disposición de la Administración Tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.

En el supuesto de utilización de sistemas de firma electrónica admitidos por la AEAT, la obligación de conservación de la lista secuencial de mensajes, se entenderá cumplida por la mera anotación de las facturas transmitidas en los libros registros de IVA.

Los empresarios o profesionales que utilicen medios electrónicos e informáticos para gestionar la facturación, la contabilidad y la generación de libros y registros fiscalmente exigibles, deberán conservar en soporte magnético u óptico, durante el período de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos, posibilitando el adecuado control.

Marzo 2007