Formulación, aprobación y depósito de las Cuentas Anuales
Todas las sociedades se encuentran obligadas a formular las cuentas anuales al cierre de su ejercicio y éstas hacen referencia a un conjunto de documentos que reflejan distintos aspectos de la situación de la sociedad. La finalidad de formular las cuentas es la de proporcionar a los socios, accionistas, y a terceros una imagen fiel de la sociedad.
Los documentos que integran las cuentas anuales son:
el balance;
la cuenta de pérdidas y ganancias;
la memoria anual;
Junto con las cuentas anuales se deberán aportar el informe de gestión y el informe de auditores configurando todos ellos las cuentas sociales.
Formulación. El órgano de administración de la sociedad tiene la obligación de formular las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social (31 de Diciembre) al que se refieren dichas cuentas: plazo máximo 31 de Marzo.
Debe entenderse por formulación la redacción, confección y aprobación de las cuentas por el órgano de administración de la sociedad.
Aprobación. La Junta General ordinaria de accionistas y socios es la encargada de aprobar las cuentas. Dicha aprobación deberá realizarse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio social al que las mismas se refieren: plazo máximo 30 de Junio.
La documentación que debe aprobarse tiene que encontrarse disponible en el domicilio de la sociedad, la cual deberá ser entregada de forma inmediata y gratuita cuando sea requerida por los socios o los accionistas.
Depósito. Una vez las cuentas anuales se encuentren aprobadas, la sociedad tiene la obligación de depositarlas en el plazo de un mes a contar desde la aprobación de las mismas en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad.
La documentación a presentar en el momento del depósito es la siguiente:
Solicitud firmada por quien presente la documentación.
Certificación de acuerdos sociales.
Cuentas anuales.
Informe de gestión, si procede.
Informe de auditoría
Negocios sobre acciones propias, si la sociedad es una sociedad anoónima.
Si la sociedad incumple con esta obligación podrá ser sancionada administrativamente además de producirse el cierre registral consistente en la imposibilidad de inscribir actos y documentos, salvo el cese de administradores, disolución de la sociedad y asientos ordenados por la autoridad judicial.
Mayo 2006