El Outsourcing documental

1- Introducción

En la realidad económica actual, el sector empresarial debe adaptarse de forma precoz y con la mayor eficiencia posible a los cambios tecnológicos y sociales en aras a obtener una posición competitiva en el mercado global. De hecho, no sólo se hace necesario en empresas sino que incumbe a organizaciones de todo tipo, como por ejemplo bibliotecas o archivos

Uno de estos aspectos hace referencia a la digitalización de documentos, una técnica habilitada por la tecnología existente que conlleva, aparte de un ahorro de papel y  espacio, una mayor optimización y organización de los recursos que ineludiblemente  se traduce en un mejor servicio.

No obstante, los procesos de digitalización de documentos requieren tiempo, conocimiento y tecnología, siendo necesario formar los tradicionales archivadores de la empresa para llevar a cabo dicha tarea.

De este modo, la opción más ventajosa (según la Asociación Española de Directivos) es la externalización de estos procesos de digitalización y tratamiento documental empresarial. Con ello se consigue que las empresas dediquen sus recursos económicos y humanos a las tareas propias del negocio, eliminando además los costes de archivo y garantizando la evolución tecnológica sin necesidad de continuas inversiones.

2- Empresas documentales

Las actividades vinculadas al ámbito de la información están sufriendo constantes transformaciones, relativas a la producción de documentos, difusión, tratamiento y gestión. Esto ha dado lugar a la proliferación de empresas dedicadas a la gestión y tratamiento de la información.

Estas “empresas documentales”, que han ido surgiendo en los últimos veinte años han evolucionado siguiendo las nuevas tecnologías y la aparición de nuevos soportes de información, que han cambiado las necesidades del mercado, lo que las ha llevado a especializarse y diversificar su oferta de servicios.

A título de ejemplo, a continuación se enumeran  algunos de los servicios ofrecidos por dichas empresas, las cuales suelen especializarse en alguno en concreto.

Además, existen otro tipos de servicios como serian el tratamiento documental tradicional, la firma electrónica o el “hosting” (hospedaje en español), que viene a ser una especie de depósito de archivo electrónico.

En conclusión, la externalización del tratamiento documental, sea cual sea la modalidad, representa una alternativa eficaz y segura para la mayoría de empresas, las cuales prefieren centrar sus recursos al objetivo empresarial y delegar este tipo de tareas a entidades especializadas. De esta forma se obtiene una mayor rentabilidad y se asegura uno de los mayores retos para el empresariado del siglo XXI: Estar al día ante los constantes avances tecnológicos, como sinónimo de prosperidad y competitividad.