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Boletín Económico Financiero Ref.369284 (01/01/2007)

Contabilidad de Fundaciones y Asociaciones

1- INTRODUCCIÓN

Muchas son las cuestiones que se plantean en la práctica de la contabilidad de las asociaciones y las fundaciones. A través de este artículo, estudiaremos qué obligaciones contables tienen, cómo deben desarrollar dicha actividad y bajo qué control se encuentran.

2- ASOCIACIONES

En primer lugar, nos centraremos en las asociaciones, entidades sin ánimo de lucro.

2.1- TIPOS DE ASOCIACIONES

En el ámbito contable, debemos realizar una distinción entre aquellas asociaciones que no sean declaradas de Utilidad Pública y las que por el contrario si que se consideren de utilidad Pública.

Todas aquellas asociaciones que no se declaren como de utilidad pública estarán sujetas a las mismas obligaciones contables de cualquier empresario, reguladas en el código de Comercio. Estas obligaciones se cumplirían utilizando la contabilidad de doble partida conforme a la adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos o el Régimen Simplificado de contabilidad si cumplen sus requisitos.

Por su parte las Asociaciones declaradas de Utilidad pública deberán gestionar la contabilidad de su actividad a través de la utilización de contabilidad de doble partida conforme a la adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos o al Régimen Simplificado de Contabilidad si cumplen sus requisitos.

Deberán cumplir con las obligaciones de rendición de cuentas que establezca su legislación específica, pero siempre dentro de los seis meses siguientes desde el cierre de cada ejercicio. La presentación de las cuentas anuales se realizará en el organismo público encargado del registro de la asociación y deberán elaborar una memoria económica del ejercicio anterior que se incluirá en las cuentas anuales, en la que se especifiquen los ingresos y gastos del ejercicio, de manera que puedan identificarse por categorías y proyectos, así como el porcentaje de participación que mantengan en entidades mercantiles.

2.2- RÉGIMEN SIMPLIFICADO DE CONTABILIDAD

Los anteriores dos regímenes podríamos considerarlos como ordinarios, pero existe, además de éstos, otro régimen: El Régimen Simplificado de contabilidad,

Este régimen simplificado contable podrá ser aplicado por las asociaciones, cuando al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de los siguiente límites:

  1. Que el total de las partidas del activo no supere 150.000 euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance.
  2. Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de la cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros.
  3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco. Además, las entidades no lucrativas no perderán la facultad de aplicar este régimen si no dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, dos de las circunstancias a que se refiere el apartado anterior.

También en el ejercicio social de su constitución, en el inicio de sus actividades, las entidades no lucrativas podrán aplicar este régimen si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas.

Cualquier entidad no lucrativa de las acogidas a este Real Decreto que cumplan estos requisitos, podrá elaborar:

  1. Libro diario simplificado: el real decreto que lo regula, RD 296/2004, aporta un modelo columnar para la realización de los asientos diarios contables, que permite en un mismo documento asignar todas las variaciones en las grandes partidas de activo, pasivo, ingresos y gastos, con su fecha de operación y un campo de operación, que permite indicar el concepto del asiento.
  2. Cuentas anuales simplificadas: el real decreto que lo regula aporta también unos modelos simplificados de cuenta de resultados (en la que se reflejarían los totales de las partidas de gastos e ingresos del diario simplificado), de balance de situación (en el que se reflejarían los totales de las partidas de activo y pasivo del diario simplificado), así como la memoria simplificada con sus notas informativas.

3- FUNDACIONES

Las fundaciones son organizaciones constituidas sin fin de lucro que, por voluntad de sus creadores, tienen afectado de modo duradero su patrimonio a la realización de fines de interés general, como pueden ser, por ejemplo, los de defensa de los derechos humanos o fines cívicos, educativos...

3.1- CONTABILIDAD EN FUNDACIONES

Las fundaciones deben llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, que permita un seguimiento cronológico de las operaciones realizadas. Para ello se llevará necesariamente un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Deben utilizar la contabilidad de doble partida conforme a la adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos.

3.2- CUENTAS ANUALES Y SU PRESENTACIÓNES

Sus cuentas anuales deben estar conformadas por el balance, la cuenta de resultados y la memoria, formando una unidad.

La memoria, además de completar, ampliar y comentar la información contenida en el balance y en la cuenta de resultados, incluirá las actividades fundacionales, los cambios en sus órganos de gobierno, dirección y representación, así como el grado de cumplimiento del plan de actuación, indicando los recursos empleados, su procedencia y el número de beneficiarios en cada una de las distintas actuaciones realizadas, los convenios que, en su caso, se hayan llevado a cabo con otras entidades para estos fines, y el grado de cumplimiento de las reglas establecidas para el destino de las rentas.

Las actividades fundacionales figurarán detalladas con los requisitos que reglamentariamente se establezcan. Igualmente, se incorporará a la memoria un inventario de los elementos patrimoniales, cuyo contenido se desarrollará reglamentariamente.

  • Deben ser redactadas con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la fundación.
  • El encargado de formularlas será el Presidente o la persona designada por los Estatutos de la fundación o el acuerdo adoptado por sus órganos de gobierno. Deberán ser formuladas en los tres meses siguientes al cierre de cada ejercicio. Serán firmadas en todas sus hojas por el secretario del patronato, con el visto bueno del presidente. En toda fundación deberá existir, con la denominación de Patronato, un órgano de gobierno y representación de la misma, al que corresponde cumplir los fines fundacionales y administrar con diligencia los bienes y derechos que integran el patrimonio de la fundación manteniendo el rendimiento y utilidad de los mismos.
  • Deberán ser aprobadas en el plazo máximo de seis meses desde el cierre del ejercicio por el Patronato de la fundación.
  • Se presentarán al Protectorado (es ejercido por la Administración General del Estado, con el objeto de velar por el correcto ejercicio del derecho de fundación y asegurar la legalidad de la constitución y funcionamiento) de las fundaciones dentro de los diez días hábiles siguientes a su aprobación. En su caso, se acompañarán del informe de auditoría.
  • El Protectorado, una vez examinadas y comprobada su adecuación formal a la normativa vigente, procederá a depositarlas en el Registro de Fundaciones. También remitirá relación nominal de las fundaciones que hayan cumplido debidamente la obligación de presentar cuentas anuales y de las que la hayan incumplido al Ministerio de Economía y Hacienda. Cualquier persona podrá obtener información de los documentos depositados.

Al igual que las asociaciones, las Fundaciones podrán utilizar el Régimen Simplificado de Contabilidad si cumplen los requisitos establecidos en el mismo.

Utilice el régimen ordinario o el simplificado, la fundación estará obligada a llevar a cabo un plan de actuación contable.

Esta obligación sustituye a la anterior obligación de elaboración de un presupuesto y debe reflejar los objetivos y las actividades que se prevea desarrollar durante el ejercicio siguiente. Además, contendrá información identificativa de cada una de las actividades propias y de las actividades mercantiles, de los gastos estimados para cada una de ellas y de los ingresos y otros recursos previstos, así como cualquier otro indicador que permita comprobar en la memoria el grado de realización de cada actividad o el grado de cumplimiento de los objetivos. Es elaborado por el Patronato, que posteriormente lo remite al Protectorado en los últimos tres meses de cada ejercicio.

Cuando realicen actividades económicas, la contabilidad se ajustará a lo dispuesto en el Código de Comercio. Se deben formular cuentas anuales consolidadas cuando la fundación se encuentre en cualquiera de los supuestos allí previstos para la sociedad dominante. En cualquier caso, se deberá incorporar información detallada en un apartado específico de la memoria, indicando los distintos elementos patrimoniales afectos a la actividad mercantil.

4- CONCLUSIÓN

Los regímenes simplificados de contabilidad, como en el caso de las entidades sin fines lucrativos comentadas en este artículo, nacen para favorecer los objetivos de estas sociedades. Por ejemplo, una de las ventajas más importantes que genera la simplificación de la contabilidad es que esto genera menos costes a nivel de gestión.

 

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