Contabilidad de costes como herramienta de gestión

La contabilidad de costes puede ser una herramienta que ayude a mejorar la gestión y la rentabilidad de un negocio.

Se trata de una vertiente de la contabilidad que parte de un análisis de los costes de producción, administración, distribución y financiación de una empresa o negocio, y que, a través de su registro e interpretación, permite abordar con mayor acierto las tareas de planificación y decisión. Contribuye a la toma de decisiones y a la mejora de las labores de la gerencia y dirección. Las empresas estructuran estos cálculos mediante hojas de Excel o programas de contabilidad informáticos. Para que estos datos sean realmente efectivos, han de ser presentados en unos formatos que sean fáciles de interpretar.

Los objetivos de la contabilidad de costes son:

• el cálculo de los costes generales de la empresa y su división por productos, servicios o centros de producción, así como los costes unitarios de fabricación de cada producto o servicio.

• la valoración de los activos y existencias del proceso de producción (materias primas, productos en curso y terminados).
• el análisis de los resultados económicos, que implica la cuantificación de costes e ingresos y la aportación de las distintas partidas al beneficio o pérdida de la empresa.
• la planificación y control de la gestión, es decir, la preparación de presupuestos de costes que ayuden a fijar objetivos y detectar desviaciones en la evolución del negocio.

Las pymes y los autónomos suelen utilizar sistemas sencillos de contabilidad de costes, sobre todo para analizar sus costes y margen de beneficios por departamentos o por líneas de actividad. De esta forma, se podrá saber el valor que aporta cada departamento, así como el rendimiento de los principales productos. En ambos casos, es necesario poder asignar las facturas de ingresos y gastos a esos departamentos o líneas de actividad. Para ello, se necesita un programa avanzado de gestión que permita dicha asignación.

Además, es necesario asignar también los costes de personal a cada departamento o línea de actividad, algo que en los pequeños negocios no siempre es fácil, ya que suele darse el caso de que una misma persona trabaje en varios departamentos y productos. Por ello, es muy importante llevar un seguimiento del tiempo dedicado por el personal a cada departamento, producto o proyecto.

Por último, es importante subrayar que los costes deben clasificarse de manera adecuada. De todos los sistema de clasificación de costes, el que suele utilzarse más es el que los divide entre costes fijos y variables. Los costes fijos se asocian a la administración del negocio y no cambian en función del volumen de trabajo. Un ejemplo sería el coste de alquiler de una nave o despacho. Los costes variables, en cambio, están relacionados con el trabajo productivo y varían en función del volumen de producción, como, por ejemplo, el coste de la materia prima para fabricar el producto. Otra clasificación que suele utilizarse es la división entre costes directos e indirectos.

Un sistema de cálculo de costes muy utilizado es el de los costes estándar, que se calculan al dividir los costes previstos por las cantidades previstas de producción, y su consecuente traslado a los costes unitarios, fijos más variables, que deben compararse con los costes reales, analizando el motivo de las desviaciones.