La Instrucción de 18 de mayo de 2011 de la Dirección General de los Registros y del Notariado establece la preferencia de los medios telemáticos para la constitución de sociedades de capital. Los clientes deberán ser informados por el notario de la existencia de este procedimiento y sus beneficios con respecto al procedimiento común. En caso de que el cliente renuncie a la constitución telemática, deberá hacerse constar de forma expresa en la escritura fundacional.
De la legislación pueden deducirse tres regímenes distintos para constituir sociedades de capital por vía telemática:
A) Expedición certificación negativa de denominación
La expedición de la certificación se hará por vía telemática, en el plazo de un día hábil desde la solicitud, y podrá solicitarla el notario, el propio interesado o su autorizado.
Se podrán incluir hasta 5 denominaciones sociales alternativas. El Registro Mercantil Central emitirá el certificado negativo de denominación de la primera que cumpla los requisitos, según el orden propuesto por el solicitante.
B) Otorgamiento de la escritura
- S.R.L. con capital no superior a 30.000,00 euros: el plazo para otorgar escritura será de un día hábil contado desde la recepción de la certificación negativa de denominación expedida por el Registro Mercantil Central, una vez suministrados al notario todos los antecedentes.
- S.R.L. con capital no superior a 3.100,00 euros: se otorgará la escritura el mismo día de recepción de la certificación negativa de denominación expedida por el Registro Mercantil Central.
Para el supuesto en el que sea el propio interesado el que aporte la certificación negativa de denominación expedida en formato papel por el Registro Mercantil Central, el plazo para que el notario autorice la escritura de constitución de la sociedad comenzará a contar desde que le sea aportado dicho certificado y no desde la recepción por el solicitante.
C) Remisión de copia autorizada al registro mercantil
El mismo día del otorgamiento de la escritura el notario remitirá copia autorizada al registro mercantil correspondiente. La notaría entregará una copia simple electrónica al otorgante.
D) Calificación e inscripción en el registro mercantil
- S.R.L. con capital no superior a 30.000,00 euros: el plazo será de 3 días hábiles a contar desde la recepción telemática de la escritura.
- S.R.L. con capital no superior a 3.100,00 euros: la calificación deberá hacerse dentro de las 7 horas hábiles siguientes a la recepción telemática de la escritura.
E) Subsanación defectos advertidos por registrador
En este caso, se da la posibilidad de atribuir al notario la facultad de subsanar electrónicamente los defectos advertidos por el registrador en su calificación, siempre que aquél ajuste la calificación a la voluntad manifestada por las partes.
F) Acreditación, inscripción y nombramiento administradores
Se hará mediante certificación electrónica o en soporte papel, expedida a solicitud del interesado, sin coste adicional, por el registrador mercantil el mismo día de la inscripción.
Además, ese mismo día se notificará al notario autorizante de que se ha procedido a la inscripción con los correspondientes datos registrales. El notario unirá al protocolo los datos registrales.
G) N.I.F. provisional y definitivo
El N.I.F. provisional lo solicitará el notario por vía telemática.
En cuanto al N.I.F. definitivo, una vez inscrita la sociedad, el encargado del Registro Mercantil notificará por vía telemática a la AEAT la inscripción de la sociedad. La AEAT notificará del mismo modo al notario y al registrador mercantil el carácter definitivo del N.I.F.