Conservación de libros

1- Qué libros deben conservarse

El empresario tiene la obligación de conservar los siguientes libros:

• Libros contables obligatorios:

• Libro de inventario y cuentas anuales
• Libro diario

• Libros contables voluntarios

• Libros societarios:

• Libro de Actas
• Libro de Actas del Consejo de Administración
• Libro Registro de Socios
• Libro de Acciones nominativas
• Libro registro de contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal

• Correspondencia, documentación y justificantes relativos al negocio

2- Qué implica el deber de conservación

La conservación implica el tener custodia de toda la documentación indicada en el apartado anterior, así como mantenerla ordenada.

3- Plazo

El plazo legalmente previsto es de 6 años, a contar desde la cancelación de la sociedad o desde el último asiento efectuado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

En principio, dicho plazo cubre con creces el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, 4 años. Sin embargo, cuando la prescripción se interrumpe, puede determinar la necesidad de conservar los libros por encima del plazo máximo de 6 años, ya que la obligación tributaria para estos supuestos todavía no ha prescrito.

En el caso de que los libros y documentos tengan relación con un litigio no finalizado o a efectos de auditoría, el plazo de conservación debería extenderse más allá de los seis años.

4- A quién corresponde

Las personas encargadas de la conservación de toda la documentación social son las siguientes:

• Administradores de la sociedad

• Liquidadores

• Registro Mercantil del domicilio social

• Empresario

• Herederos del empresario