Conservación de libros
1- Qué libros deben conservarse
El empresario tiene la obligación de conservar los siguientes libros:
• Libros contables obligatorios:
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Libro de inventario y cuentas anuales
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Libro diario
• Libros contables voluntarios
• Libros societarios:
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Libro de Actas
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Libro de Actas del Consejo de Administración
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Libro Registro de Socios
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Libro de Acciones nominativas
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Libro registro de contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal
• Correspondencia, documentación y justificantes relativos al negocio
2- Qué implica el deber de conservación
La conservación implica el tener custodia de toda la documentación indicada en el apartado anterior, así como mantenerla ordenada.
3- Plazo
El plazo legalmente previsto es de 6 años, a contar desde la cancelación de la sociedad o desde el último asiento efectuado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
En principio, dicho plazo cubre con creces el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, 4 años. Sin embargo, cuando la prescripción se interrumpe, puede determinar la necesidad de conservar los libros por encima del plazo máximo de 6 años, ya que la obligación tributaria para estos supuestos todavía no ha prescrito.
En el caso de que los libros y documentos tengan relación con un litigio no finalizado o a efectos de auditoría, el plazo de conservación debería extenderse más allá de los seis años.
4- A quién corresponde
Las personas encargadas de la conservación de toda la documentación social son las siguientes:
• Administradores de la sociedad
• Liquidadores
• Registro Mercantil del domicilio social
• Empresario
• Herederos del empresario