Módulo 2: Auditoría Contable (II)
U.D. 9: La obtención de evidencia de auditoría. Procedimientos básicos de auditoría.
Sección: 1

9.01 LA OBTENCIÓN DE EVIDENCIA DE AUDITORíA

9.01.01 Objetivo de la evidencia de auditoría

El auditor debe obtener la evidencia necesaria que le permita juzgar si las transacciones, los registros contables y los saldos de los estados financieros son verdaderos y exactos.

Esta evidencia de auditoría debe ser de tal índole que se puede confiar en ella, debe ser apropiada, y debe ser suficiente, para que las conclusiones obtenidas en cada caso soporten de forma razonable la opinión sobre los estados financieros.

La evidencia necesita de un conocimiento profundo de la empresa y de todas las transacciones que origina. Las fuentes de la evidencia de auditoría abarcan desde los sistemas contables y la documentación en que se fundamentan hasta el contacto con los clientes y proveedores y otros terceros que, de alguna forma, operan con la empresa o tienen conocimiento de sus actividades.

Lo normal es que el auditor disponga de múltiples fuentes de evidencia de auditoría, pero no es práctico ni necesario utilizarlas todas, sino sólo aquéllas que se consideran suficientes para sustentar las opiniones. Lo deseable es obtener la evidencia a partir de las fuentes que, en conjunto, proporcionan la necesaria satisfacción de auditoría. Las decisiones sobre qué fuentes y qué "cantidad" de evidencia se debe obtener dependerán de la importancia del punto que se esté analizando y el tiempo que se requiere para obtenerla.

En un trabajo de auditoría es imposible obtener la certeza absoluta, es decir, el grado máximo de seguridad. Lo que se intenta es alcanzar el grado de seguridad suficiente que permita que el juicio del auditor se efectúe con la plena confianza de que sus afirmaciones no son arriesgadas.

Como ya hemos comentado anteriormente, el trabajo del auditor debe guiarse en base a los criterios de "importancia relativa" y de riesgo. Estos criterios deben estar presentes tanto en la ejecución del trabajo como en la preparación del informe.

Por tanto, es lógico que el auditor busque mayor evidencia en las áreas o partidas cuya "importancia relativa" o riesgo sea mayor. Por ejemplo, supongamos una empresa que tiene miles de clientes, todos ellos con saldos muy pequeños, y otra que, con el mismo saldo global, lo tiene repartido sólo en una docena de clientes. La certeza que deba obtenerse sobre si los saldos individuales son exactos debe ser mayor en la segunda empresa que en la primera, por cuanto las desviaciones en un sólo cliente pueden tener mucho mayor peso específico. Por otro lado, si en un inventario físico se debe validar el peso de un material, es natural que la evidencia necesaria para comprobar la existencia de diez kilogramos de oro sea mucho mayor que la necesaria para comprobar diez kilogramos de plomo.

9. 01.02 Características de la evidencia de auditoría

Profundicemos ahora sobre las características específicas que debe tener la evidencia de auditoría:

A) La evidencia de auditoría debe ser suficiente

Como ya hemos dicho, la certeza absoluta, como en las Ciencias Matemáticas, no es posible en auditoría. Dar a la evidencia una categoría de suficiente dependerá de factores tales como:

• El conocimiento de la empresa y el entorno donde opera.
• La facilidad con que la evidencia puede haber sido manipulada y, en consecuencia, el grado de convencimiento que ésta aporta.

B) La evidencia obtenida debe ser la apropiada

Deben obtenerse sólo las evidencias que respondan a los objetivos específicos de la auditoría, que son los de averiguar si los estados financieros son completos, auténticos, razonables y uniformes. Por tanto, cualquier evidencia que se aparte de la consecución de estos objetivos no deberá ser tenida en cuenta.

Los objetivos específicos de cada sección de los estados financieros ya han sido tratados en las unidades didácticas 4 a 7 anteriores. En general, la evidencia obtenida debe responder a las siguientes cuestiones:

• Asegurarse de que todos los activos y pasivos han sido contabilizados y existen.
• Garantizar que los activos son propiedad de la empresa y los pasivos le corresponden.
• Asegurarse de que todos los ingresos y gastos han sido contabilizados y han tenido lugar.
• Comprobar si se siguen políticas contables aceptables y uniformes.
• Verificar la correcta exposición de los estados financieros.

C) La evidencia obtenida debe ser fiable

La confianza que el auditor deposita en la evidencia obtenida depende de varios factores:

• Independencia: Es más fiable una información obtenida de una fuente ajena.
• Control interno: Si el control es adecuado, la información contable es más fiable.
• Evidencia documental: Las evidencias obtenidas mediante la comprobación documental son más fiables que las comprobaciones orales.

9.01.03 Fuentes de evidencia de auditoría (ver casos prácticos)

En la unidad didáctica anterior hemos hablado de las "pruebas sustantivas" y las "pruebas de cumplimiento". Pues bien, a través de estas pruebas es como se obtiene la evidencia de auditoría. Para obtenerla, el auditor acude a diversas fuentes:

A) Evidencia física: Identifica la existencia de los activos propiedad de la empresa y permite cuantificar las unidades. Pruebas tales como arqueos de caja y de efectos comerciales, recuentos físicos de existencias, inspecciones físicas de inmovilizados, etc. son ejemplos de las evidencias físicas que obtiene el auditor.

B) Documentación: Es uno de los tipos de evidencia más importantes que utiliza el auditor, y en el cual se apoyará con mayor o menor intensidad dependiendo de la confianza que le ofrezca el sistema de control interno de la empresa. Comprobaciones de facturas, albaranes, contratos, documentación bancaria, etc., son muy usuales en el desarrollo del trabajo del auditor.

C) Registros contables: Los libros diarios y mayores de contabilidad son la base de la preparación de los estados financieros. Como reflejo de todas las transacciones efectuadas por la compañía, constituyen una importante fuente de información.

D) Cálculos, comparaciones y ratios: Cualquier dato contable que sea fruto de un cálculo es susceptible de validación para comprobar que se ha efectuado de forma correcta. Asimismo, se realizan comparaciones de saldos, ratios y cálculos globales que pueden evidenciar, inicialmente, la razonabilidad y correlación lógica entre diversas partidas. Por ejemplo, si las ventas se han incrementado sustancialmente de un año a otro, el volumen de las cuentas a cobrar de clientes se habrá engrosado proporcionalmente.

E) Evidencia oral: Por medio de consultas y comentarios con el personal y la dirección de la empresa se pueden obtener muchas explicaciones sobre hechos o circunstancias determinadas. Aunque, en sí misma, este tipo de evidencia no es suficiente, sirve para detectar situaciones que requieren un análisis posterior, o para confirmar resultados obtenidos a través de otras evidencias.

F) Evidencia de control: sirve para que el auditor se satisfaga del estricto cumplimiento de los controles contables que la empresa tiene establecidos.

G) Observación: Se obtiene evidencia adicional visitando directamente los lugares de trabajo y observando los controles concretos que aplican los empleados sobre las operaciones, así como comentando con el personal las funciones a su cargo.

H) Evidencia sobre muestras: Es un tipo de evidencia muy utilizada por el auditor. Mediante el análisis en detalle de partidas individuales representativas de un universo de similares características, se pueden extrapolar los resultados obtenidos para la muestra al universo total. Profundizaremos esta unidad didáctica en el capítulo siguiente.