Módulo 2: La gestión del impagado.
U.D. 6: El departamento de crédito.
Sección:

RESUMEN

En todas las empresas que efectúan la venta a término existe un departamento de crédito que realiza la gestión del crédito a clientes.

La Dirección General de la empresa tiene la responsabilidad de definir los objetivos del departamento de crédito, comentarlos y razonarlos a las personas del departamento para conseguir la máxima eficacia de éste; el aprendizaje continuado y la medición de los resultados obtenidos son dos procesos internos fundamentales a través de los cuales los objetivos explícitos deben ser corregidos o reorientados periódicamente.

Las principales funciones del departamento de crédito son:

• - Obtener y conservar actualizada la información acerca de los clientes actuales y potenciales.
• - Analizar la información citada y determinar el límite de riesgo que vamos a conceder a cada cliente.
• - Reclasificar metódicamente a los clientes, en cuanto a riesgo.
• - Reclamar y cobrar los recibos y facturas vencidos y que no han sido pagados.
• - Seguir y mantener actualizada diariamente la cartera de efectos, proporcionando a la vez información sobre la situación de cartera.
• - Proponer el paso y traspasar los impagos problemáticos al departamento jurídico.
• - Proponer órdenes de asiento contable, para el tratamiento contable de los impagados y de las dotaciones a las provisiones de insolvencia.
• - Mantener las relaciones y gestionar la información que hay que suministrar a las compañías de seguro de crédito.

La política de crédito, fundamental herramienta de venta, constituye un aspecto de la política general de la empresa cuya responsabilidad corresponde a la Dirección General y debe efectuarse de acuerdo con unas directrices coherentes y comprendidas.

El beneficio que se pueda producir por aplicación de una determinada política de crédito debe ser considerado no sólo en términos absolutos, como rendimiento, sino también en términos relativos con relación a la inversión necesaria, como rentabilidad.

En general, la política de crédito no es instrumento adecuado para la pequeña empresa pues le resultará cara por el coste del descuento, engorrosa por la carga administrativa y peligrosa por cuanto no puede tener acceso a la información y porque volúmenes de riesgo muy normales en el sector resultan extraordinarios para ella.

El departamento de crédito está muy interrelacionado con el ámbito comercial y el financiero y su posición real en la estructura de la empresa la determinan los objetivos y la política de la empresa, siendo un factor determinante de la forma de actuar del departamento y de sus resultados.

Desde el punto de vista de control, el departamento de crédito es un centro de responsabilidad que tiene unos "inputs" y unos "outputs".

El departamento de crédito es un centro de gastos discrecionales cuyos recursos se decidirán subjetivamente por la Dirección General.

El propio departamento debe indicar, a través de la información que genera de forma periódica, el grado de cumplimiento y las desviaciones que se están produciendo en la aplicación de la política de crédito planificada o presupuestada, es decir, debe autocontrolarse.

Para valorar la verdadera eficacia del departamento son necesarios todos los elementos cuantitativos de que se disponga y la observación atenta acerca de aspectos muy sencillos y que son consecuencia directa de un buen hacer de fondo.

Es muy relevante la motivación de las personas que integran el departamento de crédito y para conseguir esa motivación debe existir un mando competente, capaz de superar los defectos de las normas, y un buen clima laboral que estimule la atención debida al fondo y a la forma del trabajo. Las características de este trabajo hacen aconsejable la adopción de un método de trabajo y de unas normas que simplifiquen los procesos ordinarios y permitan centrar la atención en la negociación y decisión.

La información que debe suministrar el departamento de crédito debe adaptarse a las necesidades y posibilidades de cada empresa y depende de diversos factores. Debe ser una información precisa y presentarse, así como exigirse, puntualmente.

Los principales aspectos sobre los que hay que informar son los siguientes:

• - Incidencias de un periodo: constituye la base de cualquier otra información y se elaborará siempre día a día.
• - Estructura de la cartera de efectos: es una información de control interno, muestra con detalle el volumen absoluto y relativo de cada grupo de efectos y resulta muy significativa su evolución a través del tiempo.
• - Situación de los dossiers más relevantes: los dossiers que corresponden a cuantías elevadas o a riesgos importantes deben ser resumidos e informados periódicamente y tratados conjuntamente en coordinación con comercial y con dirección general.
• - Análisis financiero y ratios: la información que resulta de un estudio de la evolución de los principales ratios que evalúan la cuenta de deudores puede sernos de gran utilidad.
• . ratio de deudores en días de venta
• . ratio de rotación de los deudores