Uso del correo electronico en la empresa

1.- Introducción

La introducción de nuevas formas de comunicación y transmisión de información en el ámbito empresarial ha provocado transformaciones rápidas y profundas en las relaciones personales y laborales, de las que se han derivado innumerables ventajas para organizaciones y empresas. Como ejemplos podemos citar las siguientes:

• La utilización de Internet en las empresas garantiza el acceso a multitud de información en un espacio pequeño de tiempo. Se puede tener conocimiento instantáneo de hechos relevantes para cualquier empresa desde cualquier lugar del mundo.
  
  
• El uso del correo electrónico permite un ahorro en gastos de material de oficina y envíos para las empresas, pudiendo invertir en otras áreas, como por ejemplo, la formación de los empleados.
  
  
• Además el correo electrónico permite el acceso instantáneo y simultáneo de muchos destinatarios a la misma información lo que provoca la celeridad de los procesos y procedimientos.

No obstante, estos acontecimientos también han provocado la multiplicación de reclamaciones y controversias entre trabajadores, empresarios y sindicatos, al producirse en el uso de estas tecnologías la concurrencia y el solapamiento de derechos e intereses enfrentados de las distintas partes. Este problema se agudiza por la ausencia de legislación específica en el tema, lo que obliga a someter la mayoría de las controversias a la autoridad judicial produciendo un incremento de la casuística.

Se trata de analizar en el presente artículo los principales problemas que surgen con el uso del correo electrónico en el ámbito de las empresas y las distintas soluciones que se han venido dando, que aunque insuficientes, proporcionan datos sobre las tendencias y decisiones judiciales que esperamos en algún momento se materialicen en una legislación reguladora de la materia.

2.- Uso del correo electrónico para actividades sindicales

La representación de los trabajadores en los centros de trabajo se realiza a través de dos medios:

• Representación unitaria o electiva: Constituida por los delegados de personal y comités de empresa.
• Representación Sindical: Compuesta por los delegados sindicales y las secciones sindicales.

La actividad sindical encuentra su marco jurídico fundamental en los siguientes preceptos:

• Art. 28 de la Constitución Española que recoge el Derecho a la Libertad Sindical.
  
• En desarrollo de este precepto constitucional se promulgó La Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical.
• Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. En el Estatuto se recogen normas de composición y funcionamiento de las representaciones de los trabajadores, además de otras referidas a derechos y obligaciones de los mismos.
• Además son importantes los convenios colectivos aplicables a cada ámbito en particular.

La Libertad Sindical engloba una serie de derechos como es el de fundar sindicatos, el de autoorganización, federación y el ejercicio de la actividad sindical.

Como instrumento de especial importancia para el ejercicio de la actividad sindical se encuentra la transmisión de información a los trabajadores de la empresa. El ejercicio legítimo de este derecho está sometido a unos requisitos orientados a no perturbar el desempeño habitual de trabajo por parte de los trabajadores, exigiéndose:

• Que se desarrolle fuera de las horas de trabajo.
• Que no perturbe la actividad normal de la empresa, aunque se realice en sus locales.

En la actualidad, se está convirtiendo en una práctica habitual para los sindicatos, transmitir información de interés sindical a trabajadores mediante el uso de e-mail o correo electrónico, a través del servidor de la empresa. Es indudable que igual que el uso del correo electrónico tiene innumerables ventajas para las empresas, también lo tienen para las organizaciones representativas de los trabajadores (reducción de gastos en material, celeridad en la transmisión de la información y en su recepción..)

Esta utilización del correo electrónico en el marco de la empresa para actividades sindicales, ha provocado conflictos entre sindicatos y empresarios, que en ocasiones han tenido que ser resueltos por el órgano judicial competente.

Como ejemplo significativo se puede citar la Sentencia de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional de 6 de febrero de 2001.

Por tanto cabe deducir el derecho a la utilización del correo electrónico siempre que no se haga un uso abusivo del mismo que pueda entorpecer el funcionamiento y desarrollo normal de la actividad de la empresa.

3.- Uso del correo electrónico por los trabajadores

Se trata de examinar supuestos de utilización de correo electrónico por los trabajadores para uso privado y sus consecuencias y efectos en la relación laboral, así como los límites a la facultad de control de dichas actuaciones por parte de los empresarios dentro del poder de dirección y organización de éstos últimos.

En este tema se vuelve a detectar ausencia de normativa aplicable a los múltiples casos que se están generando en los últimos años, lo que provoca inseguridad jurídica a la hora de determinar los efectos que el uso privado del correo electrónico pueden ocasionar al trabajador. El Derecho no es capaz de reaccionar con la misma rapidez con que van apareciendo nuevas situaciones provocadas por la introducción de las nuevas tecnologías y su aplicación al trabajo, lo que ha producido constantes manifestaciones y declaraciones de diversos ámbitos sociales para provocar la reacción del legislador y la consecuente elaboración de una normativa referida al tema. Es absolutamente necesaria la regulación normativa de la materia ya que los problemas que se generan en las relaciones laborales suelen derivarse de la colisión de los derechos fundamentales de los trabajadores y los derechos reconocidos también constitucional y legalmente de los empleadores.

Advertir al lector que no se pretende, con el presente artículo, dar una solución válida para los supuestos que se puedan dar en relación a la materia que nos ocupa, sino plantear hipótesis e interrogantes paralelamente al examen de los derechos e intereses en juego.

Por tanto para abordar el uso del correo electrónico para uso privado por parte de los trabajadores se deben, en todo caso, analizar los siguientes puntos.

• Derechos de los trabajadores.
• Ámbito y límites del poder de dirección de los empresarios.
• Consecuencias del uso del e-mail. Sanciones y despido.

Empezaremos estudiando el tema desde la perspectiva del poder de dirección y organización del empresario y su incidencia en los derechos básicos de los trabajadores. El artículo 5 c) del Estatuto de los Trabajadores establece como uno de los deberes básicos de los Trabajadores cumplir las órdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus facultades directivas. Relacionado con este precepto se encuentra el art. 20 del mismo cuerpo legal que en sus números 1 y 2 determina: "1. El trabajador estará obligado a realizar el trabajo convenido bajo la dirección del empresario o persona en quien éste delegue.2. En el cumplimiento de la obligación de trabajar asumida en el contrato, el trabajador debe al empresario la diligencia y la colaboración en el trabajo que marquen las disposiciones legales, los convenios colectivos y las órdenes o instrucciones adoptadas por aquel en el ejercicio regular de sus facultades de dirección y en su defecto por los usos y costumbres. En cualquier caso, el trabajador y el empresario se someterán en sus prestaciones recíprocas a las exigencias de la buena fe.".

De estos artículos podemos extraer dos notas importantes:

• Las facultades directivas del empresario derivan de la relación de dependencia que ligan al trabajador con el empresario desde el inicio de la relación laboral. De esta forma está obligado a realizar la prestación laboral según las órdenes y directrices del empleador. Además para la ejecución de la prestación laboral el empresario, dentro de su ámbito de organización, pone a disposición del trabajador unos útiles y herramientas de trabajo. En este sentido, en relación al tema que nos ocupa, se debe indicar que la titularidad de los equipos informáticos, el hardware y el software, corresponden al empresario, que realiza unas inversiones determinadas encaminadas a mejorar la productividad de la empresa. Además soporta unos gastos de servidor y conexión a Internet, todo ello dirigido a ser utilizado por los trabajadores en el desempeño habitual de su trabajo. Todo esto convierte al empresario en garante para la protección del patrimonio empresarial.
  
  
• En este sentido se debe afirmar que el trabajador, debe utilizar el correo electrónico, con una finalidad productiva y laboral, siendo en principio sancionable su uso extraproductivo. No obstante, no se puede ignorar las dimensiones que en los últimos años ha alcanzado el e-mail, teniendo una doble dimensión de instrumento productivo y de comunicación entre las personas, no sólo en ámbitos laborales sino también personales. Es lo que se ha venido definiendo como "domicilio informático"

EL apartado 3. del citado artículo 20 concretiza las facultades de dirección en el siguiente sentido: " El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana y teniendo en cuenta la capacidad real de los trabajadores disminuidos en su caso". Esta facultad no puede ser utilizada por los empleadores de forma desmesurada y arbitraria ya que, en terrenos como el de las telecomunicaciones o el de las nuevas tecnologías puede colisionar con el derecho fundamental al secreto de las comunicaciones recogido en el artículo 18.3 de la Constitución.

En todo caso en los posibles controles y registros que efectúe el empresario deberá respetar lo preceptuado en el artículo 18 del Estatuto de los Trabajadores que determina como límites básicos los siguientes:

• Que los registros o controles sean necesarios para la protección del patrimonio empresarial y del de los demás trabajadores de la empresa. El uso de correo electrónico para uso privado puede suponer un coste para la empresa en determinados supuestos como por ejemplo si colapsa de mensajes el servidor de la empresa, si desatiende sus deberes laborales...si bien dicho coste normalmente es bastante bajo.
• Estos registros se deben realizar dentro del centro de trabajo y en horas de trabajo.
• Habrá de contar con la presencia de un representante de los trabajadores o de otro trabajador, si ello es posible.
• Habrá de respetar la dignidad e intimidad del trabajador, ya que constituyen derechos básicos de los trabajadores en su relación laboral recogidos entre otros en el artículo 4.2 e) del Estatuto de los Trabajadores.
• En muchos casos, si afecta al derecho de las comunicaciones de los trabajadores, se requiere autorización judicial.

Los derechos fundamentales que entran en juego, y se pueden ver afectados, cuando el empresario ejercita su facultad de control son los recogidos en el art. 18 de la Constitución Española, en concreto:

• Art. 18.1 CE." Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia
  imagen ".
• Art. 18.3 CE Donde se garantiza constitucionalmente el secreto de las comunicaciones. El control y registro que realiza el empresario en el equipo informático de un trabajador, examinando contenido y números de e-mails mandados y recibidos por éste, incide o puede incidir en el ejercicio legítimo de este derecho.

Doctrina sentada por la jurisprudencia es que los derechos fundamentales acompañan a las personas en todas las facetas de su vida y en especial en sus relaciones laborales. Pero a partir de esta premisa y poniendo en una balanza los derechos e intereses en juego el Tribunal Constitucional ha venido declarando :

• " El contrato de trabajo no puede considerarse como un título legitimador de recortes en el ejercicio de los derechos fundamentales que incumben al trabajador como ciudadano, que no pierde su condición de tal por insertarse en el ámbito de una organización privada Pero partiendo de este principio no puede desconocerse tampoco que la inserción en la organización ajena modula aquellos derechos, en la medida estrictamente imprescindible para el correcto y ordenado desenvolvimiento de la actividad productiva, reflejo a su vez, de derechos que han recibido consagración en el texto de nuestra norma fundamental (art. 33 y 38)".

- No obstante, el mismo Tribunal Constitucional, ha determinado en STC 98/2000 la prevalencia de los derechos fundamentales del trabajador sobre las facultades empresariales ad hoc.

Las decisiones judiciales que se están dando en España referidas a la materia, son diversas, conteniendo fallos en muchos casos encontrados entre sí. Podemos distinguir dos líneas de argumentación diferenciadas:

• Un sector para el que el derecho al secreto de las comunicaciones, garantizado constitucionalmente, prevalece sobre cualquier otro. De tal forma que cualquier control, auditoría o registro en la dirección electrónica o archivos del trabajador supone una vulneración de los derechos y libertades garantizados constitucionalmente.
  
  
• Otros que ponen el acento en el art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, en el que se autoriza al empresario para adoptar las medidas que estime necesarias de vigilancia y control que verifiquen el cumplimiento de las obligaciones y deberes laborales de sus trabajadores. Además refuerzan dicho argumento exponiendo el hecho de la titularidad y propiedad del material informático que ha sido adquirido a cargo del empresario con la finalidad de aumentar y mejorar la productividad de la empresa y no con fines particulares.

De esta forma los órganos judiciales, sopesando los límites expuestos, van determinando supuestos en los que se da validez a los registros realizados por el empresario, apareciendo recientemente sentencias en las que se permite el control de las comunicaciones informáticas por parte de los órganos directivos; en algunos supuestos , estos controles se han realizado a través de auditorías informáticas de las que tenían conocimiento los propios trabajadores afectados.

Por el contrario en otros casos, como el resuelto recientemente por el Juzgado de lo Social número 32 de Barcelona, el juez declaró improcedente el despido de una trabajadora a quien la empresa había controlado y espiado su correo electrónico, utilizando tanto el uso abusivo de los mismos como su contenido como único argumento contra ella y que justificara el despido. Esta sentencia califica de "intromisión desproporcionada" el registro de sus e-mails al no existir causa justificada para ello y no existir orden judicial para ello.

Precisamente el pasado 4 de noviembre de 2002 el Sindicato Comisiones Obreras (CCOO) y la Asociación de Internautas (AI) pedían públicamente una reforma en el Estatuto de los Trabajadores para que se incluya la autorización judicial como requisito previo e imprescindible para que una empresa pueda intervenir el correo electrónico de un trabajador , evitando así que todos los problemas relacionados con el control de e-mails por los empresarios tengan que ser resueltos "a posteriori" por los Jueces y Tribunales.

Por último, y aunque ya se han adelantado, es importante en su caso determinar las consecuencias que tiene para el trabajador el uso para fines privados del correo electrónico, centrándonos en un tema que nos parece de especial trascendencia: ¿Puede ser el uso privado de correo electrónico en la empresa motivo de despido? ¿Qué modalidad de extinción contractual podría ser alegada por el empresario?

En cuanto a la posibilidad de despedir a un trabajador por utilizar el correo de la empresa con fines particulares, son varios los pronunciamientos judiciales que lo han aceptado como causa de despido, lo que hace previsible que en un futuro sea habitual que los empresarios aleguen dicha causa para extinguir relaciones laborales. Como ejemplo significativo se puede citar la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña de 14 de noviembre de 2000. En esta Sentencia se declaraba la procedencia del despido apoyando su argumentación jurídica en el hecho de " ... haber utilizado el trabajador los medios informáticos con que cuenta la empresa, en gran número de ocasiones, para fines ajenos a los laborales (contraviniendo, así --con independencia de su concreto coste económico-temporal-- un deber básico que, además de inherente a «las reglas de buena fe y diligencia» que han de presidir las relaciones de trabajo --ex art. 5 a) ET-,..".

De esta forma, el despido disciplinario en estos casos, se ampara la mayoría de las veces en el art.54.2.d) del Estatuto de los Trabajadores que alude a la transgresión de la buena fe contractual, así como el abuso de confianza en el desempeño del trabajo.

Esta causa de despido se ha matizado por la jurisprudencia de la siguiente forma:

• se pueden englobar dentro del concepto de trasgresión de la buena fe contractual a todas las violaciones de los deberes de conducta y cumplimiento de la buena fe que el contrato de trabajo impone al trabajador (STS de 27 de octubre de 1982).
• La buena fe contractual supone obrar de acuerdo con las reglas naturales y de rectitud conforme a los criterios morales y sociales Imperantes en cada momento histórico (STS a mayo 1984).
• en todo caso habrá de valorarse la entidad del cargo de la persona que cometió la falta y sus circunstancias personales (STS de 20 de octubre de 1983).
• No se exige que el trabajador consiguiera un lucro personal ni es exigible que tenga una determinada entidad el perjuicio sufrido por el empleador, pues simplemente basta que el operario, con intención dolosa o culpable y plena consciencia, quebrante de forma grave y relevante los deberes de fidelidad implícitos en toda prestación de servicios, que debe observar con celo y probidad para no defraudar los intereses de la empresa y la confianza en él depositada (STS 16 mayo 1985).

No obstante, y como ya se ha indicado, esta doctrina jurisprudencial no es nada pacífica, existiendo también fallos de juzgados y tribunales en sentido contrario, calificando como improcedentes los despidos basados en la utilización abusiva del correo electrónico en la empresa, y que para acreditarlos se hayan tenido que efectuar intervenciones en dichos correos.

De esta forma y a la vista de todo lo expuesto, podemos extraer las siguientes conclusiones:

• Hacer hincapié en la necesidad de una normativa que regule la materia, que evite la colisión de derechos que como hemos visto, se suelen dar en los todos los supuestos.
• Es importante también , que las empresas adviertan la necesidad de manifestar a los trabajadores la posibilidad o la prohibición del uso privado de los medios de comunicación informáticos puestos a su disposición, lo que evitará situaciones confusas. Este extremo podría materializarse por medios de instrucciones u órdenes del empresario de fácil acceso o conocimiento para los trabajadores.