Novedades en la presentación de las Cuentas Anuales

1- Introducción

Al encontrarnos en el cuarto mes desde el cierre del ejercicio social de la mayoría de las sociedades, creemos que es de interés repasar los plazos de formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales con las correspondientes novedades que han sido incorporadas últimamente.

2- Las Cuentas Anuales

Las cuentas anuales están constituidas por un conjunto de documentos que reflejan distintos aspectos de la situación de la sociedad y constituyen un todo unitario. Están formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria anual, el estado de cambios en el patrimonio neto del ejercicio y un estado de flujos de efectivo.

Todas las sociedades se encuentran obligadas a formular las cuentas anuales al cierre de su ejercicio. Sin embargo, no todas las sociedades están obligadas a depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, solo lo están las sociedades de capital.

El órgano de administración de las sociedades de capital es el que debe formular las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses, a partir de la fecha de cierre del ejercicio social al que se refieren dichas cuentas. Como regla general, las cuentas anuales se han de aprobar por la junta general dentro de los tres meses siguientes desde su formulación.

Los administradores se encuentran legalmente obligados a depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil de su domicilio. El plazo para cumplir esta obligación es el de un mes desde la aprobación de las cuentas anuales.

Estos plazos son los generales. Una sociedad puede formular las cuentas anuales dentro de los dos primeros meses desde el cierre del ejercicio social y, entonces, los tres meses que hay para su aprobación empezarán a contar a partir de la fecha de formulación. Ocurre lo mismo con su depósito en el Registro Mercantil, el mes de plazo empezará a contar desde la fecha de aprobación de las cuentas anuales.

3- Novedades

La Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, incorpora las siguientes novedades en relación al depósito de las cuentas anuales. Estas variaciones suponen una agilización del proceso y una reducción de los costes.

- Supresión de la legitimación notarial de firmas:

La Ley 25/2011 da una nueva redacción al artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, eliminando el requisito de la legitimación notarial de las firmas para el depósito de las cuentas anuales.

Esta novedad debe entenderse para las cuentas anuales presentadas en papel, ya que la Orden del Ministerio de Justicia JUS/206/2009, de 28 de enero, permite la presentación de las cuentas en soporte digital convencional o telemáticamente mediante el envío de los ficheros correspondientes, bastando para éstas la firma electrónica reconocida de las personas que certifican la aprobación de las cuentas.

- Supresión de la publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME):

Igualmente, la Ley 25/2011 elimina la necesidad del anuncio de las sociedades que hubieran cumplido con la obligación de depósito de las cuentas anuales.