La negociación en el ámbito de la empresa
1- Introducción
La negociación es un fenómeno que no se limita al mundo del trabajo; desde nuestra pareja, hijos, subordinados........ estamos siempre negociando...
Siempre que exista un conflicto de intereses entre partes, surge la negociación como posibilidad para encontrar soluciones.
El éxito en la negociación no consiste en conseguir siempre lo que uno quiere o todo lo que uno quiere, hay muchas variables y la más importante es tener un prestigio como negociador en todas nuestras actividades.
2- Actitudes personales para un negociador
Existen actitudes personales ineficaces para un negociador, como puede ser:
- Pasividad: evitar conflictos por encima de todo.
- Agresividad: dominar al otro y revalorizarse a su costa.
- Manipulación: alcanzar un objetivo a costa de lo que sea.
Sin embargo existen otras positivas, y entre ellas destacamos la asertividad. La podemos definir como el hacer y decir lo que se debe hacer y decir en cada momento, procurando mostrarse sin inhibiciones y sin agresiones.
Las características de una persona asertiva son:
- Sus relaciones se basan en la confianza, no en el dominio o el cálculo.
- Se siente cómodo en el cara a cara. Mira a los ojos.
- Domina su entorno.
- Es sincero y no disimula sus sentimientos.
- No se deja avasallar.
- Pone las cartas sobre la mesa.
- No se escuda en los demás.
- Tiene un gesto medido: ni soso ni histriónico.
Muy pocas personas nacen con el don de la asertividad, la mayor parte han ido desarrollando esta cualidad con el tiempo, aplicando los 5 mandamientos de la asertividad que son:
- Escucha activa.
- Dejar siempre una salida honorable al otro.
- No emitir juicios de valor.
- Evitar contradicciones entre el contenido de lo expresado y el modo.
- Evitar conductas inductivas.
3- Aspectos previos a la negociación:
Podemos definir la negociación como un proceso de resolución de problemas, dirigido a solucionar conflictos en el que las partes intentan llegar a un acuerdo. Para que se dé una negociación tienen que existir unas condiciones básicas:
- Dos partes con intereses encontrados.
- Las partes implicadas tienen distintos grados de poder, pero ninguna dispone de un poder absoluto sobre las otras.
- Voluntad de avanzar respecto a sus posiciones declaradas.
- Resolver un conflicto mediante un acuerdo.
- Se producen movimientos de acercamiento entre las partes hasta unas posiciones aceptables para ambas.
Existen diferentes factores que intervienen en la negociación, y estos pueden ser:
- personales (aspiraciones, predisposición a negociar, información disponible, estrategias, formación del negociador, habilidades de comunicación y persuasión...).
- circunstanciales ( lugar donde se negocia, medios disponibles, número de personas, tiempo...).
Así mismo podemos plantear la negociación en función de los intereses de las partes, la estrategia y los efectos. La correlación entre estos 3 aspectos, los podemos plasmar esquemáticamente en el siguiente cuadro:
PLANTEAMIENTO DE LA NEGOCIACIÓN.
INTERESES |
ESTATEGIA |
EFECTOS |
EXCLUYENTES
Suma fija |
COMPETITIVA
Gano-Pierdes |
Agresividad
Resentimiento
Revancha |
INTEGRABLES
Suma abierta |
COOPERADORA
Gano-Ganas |
Estímulo
Interdependencia
Buenas relaciones |
MIXTOS |
TANTEO
Reaccionar según la estrategia del otro. |
Asertividad |
Es importante preparar la negociación, las improvisaciones se pagan. La metodología para prepararla la sintetizaremos en el siguiente cuadro:
ANALISIS DE LA SITUACION
¿ De dónde partimos?.
OBJETIVOS
¿ A dónde llegar?.
ESTRATEGIAS Y ARGUMENTOS
¿ Cómo ir?.
ORGANIZACIÓN
¿ Cómo situarnos?,.
Para realizar el análisis de la situación debemos tener en cuenta tres puntos:
- Información: Debemos de recopilar toda la información relevante. Hacer una descripción de la situación actual, conocer las implicaciones técnicas, económicas, sociales,.... que puedan dar origen a propuestas y contrapropuestas. Estudiar el mercado y la competencia, averiguar las personas que van a negociar,...
- Intereses: estos pueden ser cuantitativos (tangibles) :económicos, temporales, de condiciones; o cualitativos (intangibles): prestigio, autoridad, calidad de vida....; duraderos; excluyentes...
- Poder: lo consideramos como la capacidad del negociador de influir en la forma de actuar del oponente.
Centrándonos en los objetivos, la negociación no se trata de un todo o nada; se admiten diversos grados, con tres niveles de objetivos:
- Om ( Objetivo mínimo que tengo que conseguir). Es el límite infranqueable del que no puedo bajar, y por tanto, si no lo consigo, será el punto de ruptura de la negociación.
- OM (Objetivo máximo que razonablemente puedo esperar).
- OR (Objetivo realista,lo que realmente pretendo conseguir).
Esta gradación de objetivos me permite establecer:
- Mi banda negociable: Ésta se extenderá desde mi Om que tengo de defender, hasta el OM que puedo esperar.
- La banda negociable de la otra parte: Ésta se extenderá desde su Om, que es el límite infranqueable de sus concesiones, hasta el OM; que puede esperar.
A la vista de estas dos bandas se establece el campo de negociación.
La estrategia marca las líneas maestras para conducir un asunto, y esta puede adoptar dos actitudes extremas:
- Competitiva.
- Cooperadora.
(Ver cuadro planteamiento de la negociación). Una vez definidos los objetivos debemos de preparar los argumentos con los que apoyaremos nuestras propuestas.
Ahora nos queda la organización externa de la reunión, teniendo que considerar:
- El lugar: puede ser en “nuestro terreno” o en el terreno de “ la otra parte”.
- Otros aspectos como: la sala de la reunión, forma de la mesa, descansos, distancia entre los negociadores...
4.- Desarrollo de la negociación:
Se darán las siguientes fases:
Debemos de crear un clima adecuado, presentándonos educada y relajadamente. Charlaremos sobre temas neutrales y no debemos sentarnos hasta “romper el hielo”, dedicándole un 5% el total de la reunión.
Estableceremos las reglas del juego con presentaciones, manifestar la capacidad de decisión de cada uno, ver la agenda, previsión de tiempos y normas de actuación.
Exploraremos haciendo un sondeo sobre los intereses de la otra parte, sus opiniones, intereses, prioridades, todo ello sin comprometernos.
Estableceremos un marco de negociación.
Adaptaremos este marco de negociación e iniciaremos con el OM, expresando claramente los comentarios y esperaremos las reacciones al respecto, asegurándonos que la otra parte ha entendido nuestras propuestas.
Una concesión exige una contrapartida, “ si tú aceptas esto, yo aceptaré aquello”. Estas se suelen referir a aspectos secundarios, y es el momento de mostrar caminos alternativos que hayamos traído preparados y que no se deben considerar concesiones reales.
Es recomendable hacer concesiones cuando son necesarias y que sea lo que tenga menos interés para mi pero más interés para él.
Que nuestro oponente haga una concesión no significa que nosotros tengamos que hacer otra.
Un resumen previo clarifica los logros conseguidos y facilita la redacción de un acuerdo, en el cual incluiremos:
- Resumen de alternativas.
- Resumen de aplazamiento.
- Resumen de acuerdo.
Finalmente se firma el acuerdo los cuales se deben consignar por escrito en un acta, debiendo prever:
- La puesta en marcha del acuerdo.
- Mecanismo de funcionamiento.
- Condiciones de ruptura.
- Control.