La factura electrónica
Un factura electrónica es un documento con el mismo contenido que la factura tradicional pero representada en formato digital en lugar de en papel y que goza de unas condiciones de seguridad no observadas en la tradicional factura de papel.
La necesidad de gestionar el alto número facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento, lo que se ha estimado en un coste aproximado de 1,2 euros por factura enviada (y recibida).
Con la entrada en vigor del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos, con el consiguiente ahorro de costes.
Como primera aproximación, las obligaciones de las empresas que emiten facturas electrónicas son las siguientes:
- Conservar los datos de las facturas. No es necesario conservar las facturas emitidas sino la “matriz” o Base de datos que permite generarlas.
- Asegurar su legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
- Firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero (subfacturación) o en el Receptor (autofacturación).
- Contar con la aceptación por parte del receptor respecto al uso de esta modalidad de facturación.
Por otro lado, las obligaciones de las empresas que reciben facturas electrónicas se resumen en:
Conservar las facturas recibidas en su formato original (electrónico) incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones de datos internas. O delegar esta función en un tercero.
Puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417 (si bien es un formato poco recomendable) , o almacenada en otros tipos de soporte.
Asegurar legibilidad en formato original.
Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado.
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