Intranet-extranet: posibilidades nuevas de negocio
1.
Intranet - Extranet
El concepto de extranet, no es
más que la Intranet abierta
a usuarios externos.
La extranet puede aportar indudables ventajas a las empresas más allá del e-commerce.
Estas ventajas o motivos para intentar invertir en una Intranet / extranet son:
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Rapidez,
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inmediatez, |
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transparencia, |
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personalizar y fidelizar al cliente, |
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feedback e imagen de modernización. |
Un punto importante es que la extranet no debe convertirse en la única
vía de comunicación con los clientes.
Se debe aprovechar la misma información para los empleados y clientes
y así evitar la duplicidad de información. Debe ser ágil
y de fácil uso pues los usuarios no suelen tener una amplía cultura
informática.
Se suelen crear varios portales, empleados, público y de clientes.
Los contenidos de la extranet dependerán siempre del tipo de empresa
que decida utilizar esta herramienta. Es interesante implantarla cuando se mantiene
una comunicación activa o se quiere mejorar esta con el público
objetivo, clientes, proveedores, empleados etc.
Algunos contenidos son los siguientes:
- Comercio electrónico.
- Atención al cliente: reclamaciones, quejas, dudas.
- Mostrar catálogo productos o servicios.
- Seguimiento producto o servicio.
- Facturación - contabilidad -
2. Workflow
La actividad diaria de las organizaciones implica la ejecución
de flujos de trabajo, conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en
paralelo por distintos componentes de la organización. Estas tareas se
puede automatizar
Esta automatización facilita una reducción de costes, elimina
cuellos de botella, poder realizar medidas correctoras, controles de seguridad
y garantías de ejecución de tareas.
La implantación de una aplicación de Workflow
permite un seguimiento del proceso: el conocimiento del estado de los procesos.
Este tipo de aplicaciones suelen permitir el seguimiento de cualquier documento
y la trazabilidad de las incidencias.
Permite la gestión de procesos, la creación, evaluación,
costes y calidad del proceso.
Funcionalidades de las aplicaciones Workflow suelen ser las siguientes:
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Las tareas que componen el proceso
y el orden en que deberán ejecutarse. |
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La planificación gráfica
de las rutas, dibujando los diferentes recorridos de los documentos por
el organigrama de la empresa. |
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Los usuarios responsables que las van
a realizar, las tareas se asignan a las personas de forma automática
según criterios establecidos. |
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La posibilidad de introducir órdenes
de delegación de tareas en otro usuario. |
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Los recursos de información que
se asignarán a las personas que deban ejecutar las tareas para
asegurar su realización. |
La puesta en marcha del proceso comienza desde la captura de un documento, desde
los resultados de una consulta o mediante la selección de la tarea por
el usuario.
El enrutamiento de los documentos se produce de forma automática hacia
los distintos usuarios que realizarán las funciones asignadas según
el proceso: gestionar, crear, editar, visualizar, autorizar, firmar o eliminar
dichos documentos o imágenes.
Durante la ejecución de proceso están disponibles múltiples
funciones:
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Envío de avisos a las personas
de las actividades de su responsabilidad y que son parte de un workflow.
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Control de estados: gestión del
acceso al documento por distintos usuarios de modo que no se solapen modificaciones
ni se generen conflictos de múltiple concurrencia. |
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Definición y control de alertas
según criterios de tiempo, evento o condición, provocando
así algún mensaje a un supervisor, un escalado de actividades
a otras personas para que las resuelvan o una reasignación automática.
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Consulta de procedimientos "on-line"
para cada instancia del proceso. |
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Seguimiento de las tareas en curso.
Se suele permitir el conocimiento del estado de los procesos.
Todos los procesos realizados quedan registrados para su cómputo,
análisis y seguimiento, lo que además posibilita disponer
de un histórico |
3. Gestión documental
La implantación de un sistema de gestión
documental supone siempre beneficios importantes para las empresas y el retorno
de la inversión se hace patente en seguida. A pesar de ello las empresas
no lo están implantando debido a su coste, aunque existen en el mercado
opción con costes económicos.
Esta gestión documental se compone
de varios procesos:
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Captura de los documentos, proceso de
digitalización: |
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Mediante el proceso de scaneado, la
información en papel se transforma en formato digital para su posterior
tratamiento, archivo etc. |
| 2. |
Proceso de indexación: |
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Mediante este proceso se organizan los ficheros y se relaciona el fichero
digitalizado con una forma fácil y ágil para la realización
de búsquedas.
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Las ventajas de implantar un sistema de gestión
documental:
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Almacenamiento de diferentes versiones
del documento. |
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Gestión del usuario y definición
de políticas de redacción y publicación. |
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Indexar y consultar documentos de forma
eficiente. |
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Utilización de documentos por
distintos usuarios en diferentes entornos. |
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Gestión y edición de las
plantillas del documento y servicio del mismo en diferentes formatos. |
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Interacción del usuario. |
Conocimiento de las estadísticas de acceso y los históricos de
administración y trazabilidad.
4. Conclusión
La implantación de un sistema que integre Intranet/extranet,
workflow y gestión documental permite mejorar la eficacia de la comunicación
interna de la empresa y generar unas posibilidades de negocio, de fidelizar
a los clientes y de dar una imagen de modernización de la sociedad.