Gestión tesorería

1- Introducción

La gestión de la tesorería es una de las piezas clave en una empresa. Tener un buen control de este elemento, sin duda alguna, marca el buen funcionamiento de la empresa a corto y medio plazo.

El Plan General Contable, aprobado en el 2007, incluye, como un elemento integrante de las cuentas anuales, el Estado de Flujos de Efectivo que nos permite saber el origen y aplicación del dinero. No obstante, éste no es obligatorio para aquellas empresas que deban presentar balance abreviado.

Indistintamente de las obligaciones contables y mercantiles, es importante disponer de una buena gestión de la tesorería para evitar problemas importantes. Por ejemplo, una mala gestión puede llevar a tener problemas para poder pagar las nóminas del mes, con los consiguientes problemas en el desarrollo normal de la empresa.

Es importante considerar esta parte de la gestión general de la empresa, no de forma aislada, sino en el conjunto. El funcionamiento del departamento de tesorería depende de una buena comunicación con el resto de departamentos. El tesorero debe conocer el vencimiento de las facturas emitidas, el nivel de producción, las necesidades de financiación, nuevos clientes, etc., que le permitan mantener el equilibrio.

En este contexto, dos son las herramientas básicas a tener en cuenta: el presupuesto de tesorería y la previsión de tesorería. Estas dos herramientas nos permiten evitar problemas de liquidez y, aunque tienen un mismo objetivo, se diferencian en la periodicidad.

Hoy en día, en el mercado encontramos diferentes softwares que permiten tener una mayor eficacia en la gestión de la tesorería. Son productos de grados de complejidad muy diferentes que permiten conocer, en cualquier momento, los vencimientos de préstamos, ratios varios, incluso se conectan directamente con el banco vía telemática para coordinar información.

2- Presupuesto de tesorería

En una sociedad que avanza tan rápido es difícil prever situaciones futuras. La empresa, y en concreto su tesorería, no está excluida de esto. No obstante, es importante una buena planificación que permita, aún produciéndose imprevistos, tener claro si la empresa está siguiendo con sus objetivos o si, por el contrario, se está desviando de estos. El presupuesto de tesorería se calcula de forma anual, recogiendo información de carácter anual y mensual. Requiere la definición y el diseño de procesos que permitan recoger toda la información y que no sólo sirvan al director de tesorería, sino que también al director financiero y general para poder tomar las decisiones oportunas. Hay que considerar aspectos como las áreas clave a involucrar, responsabilidades de las distintas áreas, requerimientos de control presupuestario, grados de centralización/descentralización.

En este contexto, es importante definir la estrategia del ejercicio y los objetivos que se pretenden conseguir. Con estas directrices básicas se puede llegar a plantear las necesidades de tesorería y, en general, financieras de la empresa. Es importante que el departamento de ventas pueda prever las posibles ventas. En empresas que desarrollan su actividad en sectores donde éstas están en función de contratos es más fácil, pero, aún así, en los otros sectores también es importante plantearse objetivos. La previsión de ventas llegará a determinar las necesidades de recursos materiales y humanos.

Esta herramienta también debe servir para poder hacer diferentes simulaciones sobre posibles escenarios y plantear las respuestas ante éstos.

3- Previsiones de tesorería

Esta herramienta recoge los movimientos de tesorería muy a corto plazo. Se trata de gestionar los flujos de caja día a día, y su elaboración de periodicidad puede ser de 30, 60 o 90 días.

Recoge los cobros y pagos de los próximos días en base a la información aportada por otros departamentos. Hablamos aquí de información tipo pedidos de compra, ventas, vencimientos facturas. Por eso es importante destacar el hecho de que, con sólo los datos económicos, no se puede gestionar la tesorería, sino que hace falta una información adicional que permita anticipar problemas de liquidez.

Si al tesorero le llega la información oportuna en el momento adecuado, puede realizar buena previsiones y planificar, junto con la dirección, las posiciones futuras para poder mantener el equilibrio en las posiciones bancarias. La definición de procesos, en este contexto, permite tener un mayor control de las entradas y salidas de dinero. Por ejemplo, instalar un procedimiento para que cada pedido que se efectúe de materias primas genere una alerta en el departamento de tesorería sobre una futura factura de este material, dando información sobre el periodo de vencimiento que tienen las facturas del proveedor.

Una previsión de tesorería debe contener, como elementos básicos, la posición de bancos en cada momento, los pagos a uno o dos meses vista, los ingresos a uno o dos meses vista, vencimientos de préstamos y pólizas.

4- Conclusiones

Como hemos comentado anteriormente, el objetivo de tesorería es mejorar la eficiencia del departamento de tesorería, no sólo en la recopilación y generación de información, sino también en el análisis, la identificación y la gestión del riesgo.

La gestión de tesorería, mediante las dos herramientas que antes hemos explicado, debe permitir aportar información agregada de los principales indicadores como: los saldos bancarios, las conciliaciones, los impagos. De esta forma, se pueden llegar a minimizar los posibles riesgos de la empresa en cuanto a los recursos que entran y que pueden salir, para seguir con su actividad habitual, sin generar tensiones económicas y sociales.

Aunque no es fácil, hay que tener unas reservas mínimas, porque en la empresa siempre se producen imprevistos que pueden poner en jaque a la tesorería de la empresa y acarrear consecuencias nefastas. No se deben dejar recursos inmovilizados en exceso, ya que pueden limitar nuevos proyectos.