Erp
1- QUÉ ES UN ERP
El significado de las siglas ERP es ENTERPRISE RESOURCE PLANNING. El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos de un negocio y a optimizar los recursos de que se dispone.
Un sistema de información para la gestión ERP se puede definir como una aplicación de gestión empresarial que integra el flujo de información, consiguiendo mejorar los procesos en distintas áreas.
La estructura lógica de un sistema ERP esta formada por el área de Gestión formada por contabilidad, financiera, tesorería, inmovilizado, compras, ventas, stocks, también se integran otras herramientas como el CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) comercial, SCM (SUPPLI CHAIN MANAGEMENT) logística y otras herramientas e-business , portal de clientes, etc...
2- EXPECTATIVAS EN UN ERP
En un ERP se busca que este integrado, que sea flexible, modular y abierto, que sea multifuncional, que trabaje en tiempo real, que exista conectividad y que facilite el e-business.
Las expectativas esperadas entre otras suelen ser:
- Acceso a información precisa, oportuna y fiable. La información financiera y operativa en línea.
- Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. Un sistema integral para todas las áreas de la empresa.
- Mejora de los procesos y una herramienta de control de gestión. Reducción de tiempos y costes de los procesos. Mejora en los procesos que se refleja en la competitividad.
- Mejorar la eficiencia operativa en todas las áreas. Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
- Mejorar la imagen de la empresa.
- Facilitar el uso de la herramientas e-business.
3. VARIABLES DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP
- El ERP
La correcta implantación de un ERP conlleva incrementos de productividad
así como mejorar la información en la toma de decisiones.
La implantación de un ERP conlleva normalmente un cambio organizacional
ya que se han de remodelar los procesos y se deben implicar personas
de distintas áreas creando equipos multidisciplinares
En un principio parece que la pieza más importante sea el ERP,
sistema de información para la gestión, pero no es así.
La correcta gestión del cambio es más importante que el
propio ERP en sí mismo. Cada organización tiene unas necesidades
distintas y el ERP y su parametrización dependerá de ellas,
por eso no es una solución tipo y estándar.
- LAS PERSONAS
Las personas son clave en las organizaciones y el impacto de una implantación de un ERP sobre ellas es importante. Por ello es clave la gestión del cambio.
Es importante el correcto análisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos desde el primer momento para conseguir buenos resultados. Se debe definir exactamente las mejoras que se van a obtener cada persona con la implantación y definir un plan de comunicación.
- LA ESTRATEGIA Y EL HARDWARE
La estrategia a seguir debe ser que el plan tecnológico y su hardware asociado soporte la estrategia corporativa y no al contrario.
Este hardware asociado en principio no tiene que ser la parte más compleja de la implantación, pero la mala elección de este o del diseño del sistema puede hacer disminuir el rendimiento global de toda la implantación.
- LOS PROCESOS
Otro punto a tener en cuenta son los procesos. Además de las personas, los procesos son los que definen la eficiencia y eficacia de una organización. Es por ello que se deben redefinir los procesos para mejorar su eficiencia y eficacia.
Antes de la implantación del ERP se debería redefinir los procesos para que el ERP soporte estos nuevos procesos.
Un error habitual es no modificar los procesos e implantar el ERP, con lo que tras la implantación se realizan los mismos procesos no habiéndose mejorado nada ni en costes, ni en eficacia. Aunque tengamos el mejor ERP del mercado, si no se remodelan los procesos, estos seguirán siendo eficientes o ineficientes como hasta ahora y la implantación del ERP tendrá bajo o nulo impacto en la eficiencia y eficacia.
4- ANÁLISIS PREVIO A LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP
Esta fase suele ser infravalorada y a veces ni se realiza llevando a implantaciones con objetivos poco definidos y multitud de problemas.
La principal idea es que el éxito o fracaso de la implantación viene dado por tres variables:
- La organizacón: la estrategia, las personas, la cultura de la empresa y sus procesos.
- Las distintas consultoras que participen en la pre-implantación y en la implantación.
- El ERP elegido.
El análisis previo debe contener:
- Análisis inicial de la estrategia a seguir, tecnología, personas, procesos y organización. Se deben crear equipos de trabajo.
- Alcance funcional de la implantación. Áreas y funciones que afectara la implantación.
- Definición de objetivos de la implantación, tangibles e intangibles.
- Definición de las mejoras en los procesos y organización que aportara la implantación.
- Definición de un plan de gestión del cambio.
- Elección de la solución tecnológica.
Parámetros a considerar:
- requerimientos resueltos por el ERP estándar
- Flexibilidad
- Coste
- Experiencias y casos de éxitoen el sector
- Calidad de los distribuidores
- Solidez financiera del vendedor
- Tecnología empleada y estabilidad.
- Cantidad y perfil de los clientes
- Inversión en I+D
- Capacidad de customización
- Cantidad de modulos adaptables
- Facilidad de uso
- Escalabilidad
- Elección de su implantador
Los parámetros a considerar son:
- Experiencia en el sector.
- Coste
- Conocimiento y experiencia del personal en el producto.
- Metodología de implantación.
- presencia global.
- Proximidad geográfica.
- Compromiso en la implantación.
- Experiencia en integración de sistemas.
- Disponibilidad de recursos.
- Estabilidad financiera del implantador.
- Servicio de soporte post-implantación.
- formación.
- Definición de un calendario y presupuesto.
- Definir el retorno de la inversión.
- Implantación.
- Seguimiento y control de los objetivos.
5- PROCESO IMPLANTACIÓN
Este proceso se puede dividir en 3 grandes fases secuenciales y todas ellas
acompañadas desde un inicio por otras, la Infraestructura técnica,
la formación y la gestión del cambio.
- ANÁLISIS Y DISEÑO
- DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN
- IMPLEMENTACIÓN
- ANÁLISIS Y DISEÑO:
- Definición del proyecto: alcance del proyecto, calendario, Equipos de trabajo.
- Presentación del proyecto: Equipo trabajo y calendario final.
- Definición de requisitos: Requisitos funcionales e infraestructura técnica.
- DESARROLLO DE LA SOLUCION:
- Desarrollo de adaptaciones: Planificación, pruebas.
- Configuración del sistema.
- Conversión de datos.
- IMPLEMENTACIÓN:
- Formación: Documentación usuarios.
- Puesta en marcha: Aceptación del sistema, contratos, seguimiento incidencias.
6- RIESGOS DE UNA IMPLANTACIÓN
Las principales causas de fracasos de implantación son:
- Paquetes de software que no cubren las necesidades.
- Mala migración de datos.
- Implicación parcial de la organización.
- Capacitación insuficiente del sistema y los procesos.
- Uso ineficiente de los consultores.
- Administración del cambio insuficiente o inadecuada.
7- CONCLUSIÓN
No se obtendrán beneficios en la implantación si no hay un cambio cultural en la empresa junto a redefinición de procesos.
El ERP debe habilitar y establecer nuevos procesos para la gestión de negocios.
Se debe crear confianza en la información que ofrecerá el sistema pues debe ser veraz, oportuna.
La organización debe crear equipos que permitan que los procesos de negocio se desarrollen de forma adecuada. Equipos que den apoyo a la nueva tecnología y que administren correctamente la gestión del cambio.
La correcta gestión del cambio es más importante que el propio ERP en sí mismo.